Voor wie is dit artikel?
Dit artikel is bedoeld voor alle Scipio gebruikers die behoren tot de Protestantse Kerk in Nederland.


I. Introductie landelijke ledenregistratie
De Protestantse Kerk in Nederland (PKN) houdt ten behoeve van de continuïteit van de registratie van haar leden een landelijke ledenregistratie (LRP) bij.

Deze LRP wordt voornamelijk vanuit twee verschillende bronnen gevoed:

a. SILA - Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie

In de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) staat bij de naam van iedere burger die is opgenomen in de SILA-administratie een 'SILA-Stip'.

Wanneer de betrokken burger verhuist of overlijdt, weet de GBA door dat kenmerk dat de mutatie ook moet worden doorgegeven aan de SILA. De gemeente weet niet bij welke kerkgenootschap de betrokkene hoort, wel dat mutaties moeten worden doorgegeven aan de SILA. Bij de SILA weet men bij welke kerk de betrokkene hoort en zo kan de SILA de binnengekomen mutatie dus doorgeven aan het kerkgenootschap waar het om gaat.

b. De lokale gemeenten

De ledenadministratie van uw gemeente weet ondermeer wanneer er iemand wordt geboren, gedoopt of belijdenis doet. Deze mutaties moeten worden doorgegeven aan de landelijke ledenregistratie. Mocht de persoon verhuizen naar een andere gemeente dan is de ontvangende gemeente meteen op de hoogte van de juiste gegevens.


II. De XML-koppeling LRP - Scipio
Elke gemeente binnen de Protestantse Kerk kan en mag zonder problemen Scipio gebruiken!

De mutaties die plaatsvinden in de LRP wilt u natuurlijk in Scipio hebben staan.
Om dit te realiseren is er een onderdeel binnen de LRP beschikbaar gekomen. Dit onderdeel wordt de 'XML-koppeling' genoemd. Alle mutaties worden namelijk gebundeld in een zogenaamd XML-bestand.

Met de XML-koppeling ontvangt u ALLE mutaties rechtstreeks vanuit de LRP.


III. Korte uitleg werking van de XML-koppeling LRP - Scipio
Wanneer de XML-koppeling geactiveerd wordt binnen de LRP ontvangt u van de PKN een volledig opzetbestand. Dit opzetbestand wordt ingelezen in Scipio.
Dit is de startsituatie en vanaf dat moment zijn uw gegevens al gelijk met de LRP.
Indien gewenst kunnen we u hierbij uiteraard ondersteunen.

Vervolgens kunt u vanuit de LRP periodiek de mutaties die hebben plaatsgevonden binnen de LRP downloaden. Deze mutaties worden uiteraard weer ingelezen in Scipio.

Met de XML-koppeling heeft u altijd de juiste gegevens in Scipio


IV. Aanvragen van de XML-koppeling LRP - Scipio
Het aanvragen van de XML-koppeling is eenvoudig.
De PKN heeft hiervoor een tweetal documenten beschikbaar gesteld:

a. Opdrachtformulier XML-koppeling LRP -> lokale pakketten

Het opdrachtformulier kunt u invullen met de gegevens van uw eigen gemeente. Wij adviseren om voor elke aparte officiële wijkgemeente de XML-koppeling te activeren. Op die manier krijgt u van de gehele gemeente alle gegevens beschikbaar.

b. Formulier afsprakenkader met gemeente

In dit formulier vindt u ondermeer informatie over hoe de (landelijke) ledenregistratie in de kerkorde is geregeld. Tevens vindt u hier informatie over de werking van de XML-koppeling en waar deze voor bedoeld is.

Goed om te weten #1:
De XML-koppeling zorgt ervoor dat de mutaties van LRP worden doorgegeven aan Scipio.

Goed om te weten #2:
Voordat u de XML-koppeling kunt gebruiken moet uw gemeente geconverteerd/geactiveerd zijn/worden binnen de LRP.


Klik hier om de XML-koppeling bij de PKN aan te vragen (zal openen in een nieuw scherm)

of:

u kunt de benodigde documenten hier rechtstreeks downloaden:
1. Opdrachtformulier XML-koppeling LRP
2. Formulier afsprakenkader


V. Update van Scipio
Wanneer de XML-koppeling is aangevraagd zullen wij ondersteuning bieden bij het verwerken van het opzetbestand en indien nodig bij mutatiebestanden.
Op het moment dat u weet wanneer u het opzetbestand ontvangt kunt u contact met ons opnemen om zowel de update als de synchronisatie in goede banen te leiden.

U kunt dit het beste doen door ons een e-mail te sturen: info@hagru.nl


Tijdens het verwerken van het opzetbestand worden de wijken/secties, zoals deze in LRP staan geregistreerd, overgenomen in Scipio. Personen worden vervolgens bij de juiste wijken/secties geplaatst en krijgen automatisch een nieuw geregistreerde nummer. Daarnaast worden de personen bijgewerkt met de meest actuele situatie zoals die in de LRP aanwezig is. De registratienummers van Scipio blijven overigens intact, koppelingen met bijvoorbeeld acceptgirokaarten blijven daardoor operationeel. Ook het digitaal inlezen van dagafschriften zal gewoon operationeel blijven.

Scipio met LRP: Altijd actueel en volledig functioneel


VI. Mutaties aanbieden aan de LRP
De XML-koppeling (waar dit artikel over gaat) voorziet in het downloaden (ophalen) van gegevens vanuit de LRP.

Het is ook van belang om te weten wat Scipio kan betekenen bij het aanbieden van mutaties:

Scipio bevat standaard alle benodigde formulieren om mutaties aan te bieden:
- Formulier LRP 2011-1 : Adreswijzigingen
- Formulier LRP 2011-2 : Inschrijven
- Formulier LRP 2011-3 : Burgerlijke gegevens
- Formulier LRP 2011-4 : Opgave voorkeurlidmaatschap, type kerk, uitschrijven

Deze formulieren kunt u door Scipio laten genereren en aan de LRP toezenden. Deze worden vervolgens voor u verwerkt.

Mutaties kunnen ook door u zelf digitaal worden aangebracht. Mutaties bestemd voor de LRP worden via de LRP-applicatie aangeboden (dus niet buiten het LRP om). Het LRP (en dus ook Scipio) biedt geen ondersteuning voor "seriematig" of "batchgewijs" mutaties verwerken. (De oude systematiek van de SMRA/LLR waar mutaties verzameld werden en dan batchgewijs aan de LLR werden aangeboden bestaat dus niet meer.)

Scipio zal u ondersteunen bij het aanbieden van mutaties. Een aantal gegevens kan vanuit Scipio automatisch in de invoerschermen van de LRP-applicatie geplaatst worden. Door het fiatteren hiervan wordt de mutatie meteen realtime in LRP verwerkt. (U hoeft dus niet te wachten totdat de mutatie verwerkt wordt). Een simpel voorbeeld hiervan is het overnemen van een gewijzigd e-mailadres of telefoonnummer. Dit werkt net zoals uw internet browser die uw inlognaam, uw wachtwoord of een eerder gebruikte datum alvast voor u invult. Deze functionaliteit komt overigens op een later moment beschikbaar.

Let op: U heeft dus toegang tot LRP nodig.

Goed om te weten:
Gegevens van de fondsadministratie, de toezeggingen en ontvangsten worden nooit aangeboden aan de LRP. Ditzelfde geldt voor onder andere de persoons- en/of gezinsnotities.

Scipio met LRP: De succesvolle combinatie voor het optimaliseren van uw processen