|
Home - Producten - Scipio 2005
|
Introductie Scipio 2005
Scipio 2005 is een volledig pakket voor zowel de ledenregistratie als de
bijdrageadministratie van een kerk.
|
|
Van origine is Scipio gebaseerd op ons vroegere DOS-programma Micro:Church,
destijds voor de GKN-kerken vervaardigd.
|
Het hart van de administratie vormt de registratie en het
beheer van uw leden.
Dit zijn immers de personen binnen uw gemeente/parochie die aan uw pastorale zorg
zijn toevertrouwd.
De voornaamste taak van de ledenregistratie is het beheren van zowel de burgerlijke als de kerkelijke gegevens
waarna deze gegevens op diverse manieren bewerkt en geinterpreteerd kunnen worden.
|
Beheer van de leden.
|
De invoer van de gegevens wordt op een zeer gebruikersvriendelijke manier ondersteund.
Eventuele foutieve c.q. incomplete gegevens worden door het programma geaccepteerd maar
de gebruiker wordt er op een visuele manier aan herinnerd dat de gegevens niet juist zijn.
|
Een ander groot voordeel is dat de gezinssamenstelling altijd zichtbaar is op het beeldscherm,
u heeft dus naast de individuele gegevens van het betreffende lid ook de
gezinssamenstelling direct zichtbaar en bestaat de mogelijkheid om middels
een muisklik deze gezinsleden in detail te kunnen bekijken.
De naamgegevens zijn zeer uitgebreid
en omvatten tevens de naam van vader en moeder (indien bekend). De adresgegevens
zijn eveneens zeer uitgebreid en compleet.
Daarnaast kent Scipio de mogelijkheid om een viertal adressen vast te
leggen nl. het woonadres / werkadres / correspondentieadres en vertrekadres.
Een groot aantal gegevens zijn weerkerende gegevens bijv.
de kerkelijke staat, hiervoor zijn selectievelden ontwikkeld die zichtbaar
worden indien het betreffende invoerveld gevuld moet worden.
Uiteraard kunt u te allen tijde een printverslag opvragen van alle gegevens.
|
De bijdrageadministratie geeft
de mogelijkheid om op basis van gedefinieerde fondsen de toezeggingen
voor een bepaald jaar in te voeren, na invoer en opslaan kan de gebruiker met de
navigatieknoppen snel naar het volgende lid gaan om indien van toepassing ook
hier de toezeggingsgegevens in te voeren.
|
Het verwerken van de ontvangen bedragen kan op een aantal manieren plaatsvinden.
Zo kunt u een ontvangen bedrag rechtstreeks op de toezegging van de
betreffende personen afboeken.
|
Invoeren ontvangst.
|
Indien u acceptgiro's gebruikt om de betreffende fondsen te incasseren dan krijgt u,
mits u hiervoor een contract met uw bank heeft afgesloten, van InterPay of de Postbank
betalingsgegevens retour welke u vervolgens zonder probleem kunt gaan inlezen.
Een andere ingebouwde optie is het aanmaken van een incassodiskette op
basis van ClieOp 03 incl. de automatische verwerking van de geincasseerde
bedragen binnen de toezeggingen-administratie.
Daarnaast kunt u, wanneer u een rekening heeft bij het SKG te Gouda,
de betalingsgegevens rechtstreeks inlezen binnen Scipio.
Wat u ook kunt gebruiken is de koppeling vanuit Cashflow (de financiele administratie)
waarbij de bedragen van het dagafschrift rechtstreeks kunnen worden verwerkt in
de bijdrageadministratie. De bijdrageadministratie wordt op dat moment een normale
sub-administratie binnen Cashflow.
Uiteraard beschikt de toezeggingen-administratie over een groot aantal
overzichten die het inzicht in betalingsgedrag, leeftijdanalyse, jaaranalyse, historisch
verloop etc. zichtbaar kan maken.
|
|
Selectie/Query - Zoekopdrachten en overzichten maken.
|
Selectiescherm.
|
Wanneer u gaat zoeken naar bepaalde personen, dan moet dit eenvoudig zijn.
Het zoeken van ledengegevens kan bijvoorbeeld op achternaam,
gezinshoofdnaam, adres, postcode, registratienummers.
Uiteraard komen, indien u dit wilt, gezinnen gesorteerd bij elkaar te staan.
|
Daarnaast heeft u ook nog de mogelijkheid om uw eigen zoekopdrachten
volledig zelf samen te stellen, inclusief zelf gekozen uitvoervelden
en sorteringen.
|
Stel, u wilt voor de belijdeniscatechisatie een "uitnodigings-mailing" maken.
U maakt dan op een eenvoudige manier een selectie van de doopleden van 18 tot 25 jaar welke actief lid zijn.
Het resultaat hiervan kunt u weer op verschillende manieren verder bewerken.
|
Zoekopdracht maken.
|
|
Vervolgens kunt u het resultaat van de gemaakte zoekopdracht gaan 'collectief muteren'.
Dit betekent dat u alle personen in het resultaat in een keer van bijvoorbeeld
een eigen koderingen kunt voorzien.
Of u wilt een nieuwe wijkindeling maken en op basis van de gemaakte
selecties kent u de nieuwe wijk toe.
Daarnaast kunt u uiteraard het resultaat van gemaakte zoekopdrachten verwerken tot
persoonlijke brieven, lijsten etc.
U kunt hiervoor gebruik maken van de geintegreerde rapportage editor.
Met deze krachtige editor kunt u uw eigen brieven, formulieren, lijsten
volledig zelf samenstellen.
|
De rapportage editor.
|
Het is bijvoorbeeld mogelijk om uw eigen kerkbalansformulieren te maken waarop u
bijvoorbeeld ook een barcode afdrukt.
Wanneer u deze formulieren vervolgens retour krijgt, kunt u met een barcodescanner
meteen het betreffende lid oproepen en de gemaakte toezegging direct verwerken.
Voor grotere gemeenten een hele tijdwinst!
|
|
Daarnaast kunt u het resultaat tevens exporteren naar onder andere Microsoft Word, Microsoft Access,
komma gescheiden bestanden, HTML of dBase.
|
Statistische gegevens geven u inzicht in de opbouw van uw gemeente.
Zo kunt u met Scipio allerlei doorsneden van het ledenbestand maken.
Naast de statistische gegevens over de opbouw van uw gemeente is het
nog interessanter om deze gegevens te koppelen aan de bijdrageadministratie.
Een kort overzicht van een aantal mogelijkheden:
Uitgebreide statistiek over de bijdragegevens
Cashflow overzichten
Frequentietabellen
Fondshistorische gegevens
Budgetten en realisaties per wijk
Wijkstatistieken met subtellingen
|
Agenda.
|
Een andere onderdeel is de aanwezigheid van de agenda.
De agenda kan multi-functioneel kan worden gebruikt; niet alleen kunnen de
afspraken met gemeenteleden worden vastgelegd maar ook afspraken die
daarmee geen relatie hebben, zoals bijv. gemeente-avonden / huisbezoeken /
kerkenraadvergaderingen etc.
|
Ook deze module
werkt snel en plezierig en is voorzien van drag- en drop functionaliteit.
dat wil zeggen dat een afspraak eenmaal gemaakt met de muis te slepen is naar een andere
datum etc. zonder dat de gegevens weer opnieuw ingebracht moeten worden.
|
Tevens beschikt Scipio over een data-koppeling of te wel gescheiden verwerking waarbij de data-gegevens
van de ‘hoofd’computer kunnen worden doorgegeven naar bijv. de computer van de
bijdrage-administrateur, de predikant, de wijkscriba etc.
|
|
Een aantal schermvoorbeelden.
|
Klik op een schermvoorbeeld voor een grotere versie.
|
Selecteren administratie.
|
|
Toevoegen persoon.
|
|
|
|
Muteren persoon.
|
|
Connectie maken met de SILA
|
|
|
|
Begrotingsgegevens bijhouden per wijk.
|
|
Statistiek over de ledengegevens.
|
|
|
Diversen
