Een administratie voor een kerkblad opzetten en bijhouden, hoe doe ik dat ?
|
In dit artikel wordt aan de hand van een voorbeeld uitgelegd hoe u de fondsadministratie in
combinatie met acceptgiro's kunt gebruiken.
Het voorbeeld informeert over het opzetten en verder bijhouden van een kerkblad administratie
binnen Scipio.
Introductie:
In uw gemeente wordt een kerkblad uitgegeven aan uw leden.
U kunt per persoon de ontvangst van het kerkblad bijhouden.
|
|
Werkwijze:
Stap 1
|
Start Scipio op de normale manier op.
|
|
Stap 2
|
Ga in het hoofdmenu naar: 'Leden - Onderhoud leden'.
|
|
Stap 3
|
Na selectie van een persoon, kiest u voor het tabblad 'Diversen'.
|
|
Stap 4
|
Hier kunt u per persoon de ontvangst van het kerkblad bijhouden.
Uiteraard kunt u ook een eigen veld codering toepassen.
|
Opzetten van een administratie in Scipio:
Werkwijze:
De volgende stappen moeten worden ondernomen:
Fonds aanmaken bij de fondsgegevens
Instellen betaalmomenten
Personen selecteren voor het kerkblad
Toezegging (openstaande post) maken
Acceptgiro's verzenden
|
Fonds aanmaken bij de fondsgegevens:
De eerste stap is het aanmaken van het fonds 'Kerkblad'.
|
|
Werkwijze:
Stap 1
|
Start Scipio op de normale manier op.
|
|
Stap 2
|
Ga vervolgens naar: 'Fondsadministratie - Onderhoud fondsen'.
|
|
Stap 3
|
Het scherm 'Onderhoud fondsen' wordt geopend.
Kies 'Toevoegen' om het fonds 'Kerkblad' toe te voegen.
|
|
Stap 4
|
Vul de gevraagde gegevens in en kies 'Opslaan' om het fonds 'Kerkblad' op te slaan.
Kies 'Sluiten' om terug te gaan naar het hoofdscherm.
|
Instellen betaalmomenten
Nadat het fonds is aangemaakt, moet er bepaald worden in welke maand de acceptgiro's
verzonden zullen worden. Stel dat dit de maand december is, dan kunt u hier instellen dat het
betalen van een enkele termijn altijd plaats vindt in december.
(U kunt dit uiteraard altijd weer wijzigen naar een andere maand.)
|
|
Werkwijze:
Stap 1
|
Ga in het hoofdscherm naar: 'Fondsadministratie - Onderhoud betaalmomenten'.
|
|
Stap 2
|
Het scherm 'Onderhoud betaalmomenten' wordt geopend.
Hier kunt u instellen in welke maand(en) de acceptgiro's verzonden moeten worden bij een
bepaald aantal termijnen.
|
|
Stap 3
|
Kies 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.
|
|
Stap 4
|
Kies 'Sluiten' om terug te gaan naar het hoofdscherm.
|
Personen selecteren voor het kerkblad
De volgende stap is het selecteren van de personen voor het kerkblad.
U kunt dit op twee manieren doen:
Handmatig iedereen instellen
Collectief muteren van groepen
Werkwijze handmatig instellen:
|
|
Stap 1
|
Ga in het hoofdscherm naar: 'Leden - Onderhoud leden'.
|
|
Stap 2
|
U dient nu bij elke persoon de juiste kerkblad code te zetten.
Zie 'Introductie' voor een beschrijving hiervan.
|
Werkwijze collectief muteren:
Met de functie collectief muteren kunt u in een keer groepen van personen wijzigen.
Stel dat het normale tarief voor een jaarabonnement voor het kerkblad € 25,00 is.
Voor het voorbeeld krijgt ieder gezin in uw gemeente het kerkblad.
(Uiteraard kunt u ook een andere selectie doen, welke beter op uw gemeente van toepassing is.)
|
|
Stap 1
|
Ga in het hoofdmenu naar: 'Leden - Overzichten - Selectie'.
|
|
Stap 2
|
Het 'Selectiescherm' wordt nu geopend.
In het selectiescherm selecteert u de optie 'Een gezinslid per gezin tonen'en als zoekopdracht gebruikt
u '*'.
Voer de zoekopdracht vervolgens uit.
|
|
Stap 3
|
De personen moeten bij het 'Kerkblad' de instelling 'jaar abonnee' krijgen.
Ga hiervoor naar: 'Resultaat - Resultaat collectief muteren'.
|
|
Stap 4
|
Het scherm 'Resultaat collectief muteren' wordt geopend.
Kies 'Toevoegen' om een veld toe te voegen.
|
|
Stap 5
|
Het scherm 'Collectief muteren' wordt geopend.
Zoek vervolgens naar omschrijving 'Kerkblad' en vink de waarde 'jaar abonnee' aan.
|
|
Stap 6
|
Kies 'OK' om de selectie te bevestigen.
|
|
Stap 7
|
Kies 'Verwerken'.
Op dat moment krijgen alle personen in het selectiescherm bij het veld 'Kerkblad' de
waarde 'jaar abonnee'.
|
Toezegging (openstaande post) maken
Vervolgens kan de toezegging c.q. openstaande post gemaakt worden voor de juiste personen.
Werkwijze :
|
|
Stap 1
|
Ga in het hoofdmenu naar: 'Leden - Overzichten - Selectie'.
|
|
Stap 2
|
Het 'Selectiescherm' wordt geopend.
Bij het collectief muteren zijn alle personen al op kerkblad 'jaar abonnee' gezet.
u maakt de selectie op het veld 'kerkblad' en de waarde
'jaar abonnee', zoals onderstaand voorbeeld:
|
|
Stap 3
|
Kies 'OK' om de selectie uit te voeren.
U komt terug in het 'selectiescherm'. Voer de selectie uit.
|
U krijgt nu als resultaat alle personen die in het veld 'Kerkblad' de waarde 'jaar abonnee' hebben.
Deze personen moeten nu de toezegging c.q. openstaande post van € 25,00 krijgen met als betaaltermijn
december. (Zoals eerder in dit voorbeeld uitgewerkt is.)
|
|
Stap 4
|
Ga in het 'selectiescherm' naar: 'Selectie - Resultaat collectief muteren'.
|
|
Stap 4
|
Voeg nu het veld 'Toezegging' toe en selecteer het juiste 'fonds', het 'jaar', de 'termijn', etc.
|
|
Stap 4
|
Klik vervolgens op 'Verwerken' om de toezegging c.q. openstaande post aan te maken.
|
Acceptgiro's verzenden
Vervolgens komt het moment dat u de acceptgiro's moet gaan verzenden aan de desbetreffende personen
voor het kerkblad.
Werkwijze :
|
|
Stap 1
|
Ga in het hoofdmenu naar: 'Formulieren - Acceptgiro's'.
|
|
Stap 2
|
Het scherm 'Adrukken acceptgiro's' wordt geopend.
Selecteer het juiste 'fonds', de juiste 'periode' en klik op 'Uitvoeren'.
|
|
Stap 3
|
Vervolgens worden alle personen geselecteerd welke een acceptgiro moeten ontvangen.
Nadat u deze lijst gepresenteerd heeft gekregen kunt u via de knop 'Afdrukken' de acceptgiro's
printen.
|
Indien u gebruik maakt van een optische code regel (OCR) dan kunt u de betalingen tevens rechtstreeks
inlezen en verwerken binnen de fondsadministratie.
Gebruik hiervoor het onderdeel 'Fondsadministratie - Inlezen elektronische dagafschriften'.
Het betalingsmoment, de omschrijvingen en groepen/selecties zoals in bovenstaand voorbeeld gebruikt zijn
kunnen uiteraard geheel naar eigen inzicht worden veranderd.
|
Copyright (c) 2009 Hagru BV. Alle rechten voorbehouden.
Diversen
