Applicatie: CashflowPro voor Windows
Introductie
Vanuit CashflowPro is het mogelijk om de betalingen van uw openstaande inkoopfacturen eenvoudig via een betaalbatch aan te bieden aan uw bank.
In deze instructie leest u welke instellingen er nodig zijn voor het aanmaken van een betaalopdracht en hoe u de betaalopdracht vervolgens kunt genereren.
Voorwaarden
Voor het aanmaken van een betaalbatch is het noodzakelijk dat de betaalgegevens correct zijn ingesteld in het configuratiescherm.
U kunt deze gegevens instellen of controleren via het scherm:
Beheer – Configuratie en beheer – Bedrijf configuratie – Incasseren en betalen
Relaties kenmerken
Via de relatiekaart kunt u de crediteuren kenmerken waarvan u de openstaande inkoopfacturen wilt meenemen in de betaalopdracht.
Gaat u hiervoor in het menu naar het scherm:
Relaties – Relatiegegevens
Zoek vervolgens de crediteur op die u wilt kenmerken en open op de relatiekaart het tabblad Financieel.
De volgende gegevens dienen hier ingesteld te worden:
Banknummer
Geef het banknummer in waarop de betaling van de inkoopfacturen plaats dient te vinden.
Betaaldagen (optioneel)
Indien gewenst kunnen de betaaldagen worden ingesteld. Het systeem kan hier rekening mee houden bij het aanmaken van de betaalopdracht.
Betaalwijze
Om aan te geven dat de openstaande facturen van de crediteur via een betaalopdracht worden voldaan, dient de betaalwijze te worden ingesteld.
Er kan hier bijvoorbeeld gekozen worden voor de betaalwijze: Per bank.
Zijn er nog geen betaalwijzen aanwezig, of ontbreekt er een betaalwijze, dan kunnen deze worden toegevoegd via het scherm:
Beheer – Configuratie en beheer – Stambestanden Algemeen – Betaalwijzen.
Zijn de gegevens ingesteld, klik dan op de knop Opslaan om de aanpassingen op te slaan.
Facturen inboeken
De facturen kunnen op de reguliere wijze worden ingeboekt via het scherm Relaties – Inboeken facturen.
Meer informatie over het inboeken van facturen vindt u in onze instructie Inboeken facturen.
Kies bij het inboeken van de factuur de gewenste betaalmethode:
Moet een inkoopfactuur niet meegenomen worden in de betaalopdracht, selecteer dan de betaalmethode ‘Geen betaalopdracht aanmaken’.
Betaalopdracht aanmaken
Zijn de relaties gekenmerkt en de inkoopfacturen ingeboekt, dan kan er voor de betaling een betaalopdracht worden aangemaakt.
Gaat u hiervoor in het menu naar het scherm:
Relaties – Betalen
Het onderstaande scherm wordt geopend:
Om te bepalen voor welke facturen een betaalopdracht wordt aangemaakt, kan er bovenin het scherm een selectie worden gemaakt.
Klik vervolgens op de knop Uitvoeren om de facturen te tonen waarvoor een betaalopdracht kan worden aangemaakt. Deze facturen zullen vervolgens in beeld verschijnen, in het tabblad Gereed voor betaling.
Naast het tabblad Gereed voor betaling worden ook andere tabbladen getoond:
Toekomstige betalingen
Hier worden facturen getoond die, op basis van de ingegeven betaaltermijn en de gemaakte selectie, nog niet betaald hoeven worden.
Uitval
Hier worden facturen getoond die niet ter betaling aangeboden kunnen worden, bijvoorbeeld omdat er geen banknummer bij de relatie is ingevuld. De reden van uitval wordt getoond achter de factuur.
Geblokkeerd
Hier worden facturen getoond die op factuurniveau zijn geblokkeerd. Dit betreffen facturen waarbij er bij het inboeken voor is gekozen geen betaalopdracht aan te maken.
Openstaand bedrag lager dan minimum bedrag
Is er een selectie gemaakt op minimum bedrag, dan worden hier de facturen getoond waarvan het minimum bedrag lager is dan het minimumbedrag waarop geselecteerd is.
Selecteer de facturen waarvoor u een betaalopdracht wilt aanmaken en klik vervolgens op de knop Betalen.
Het onderstaande scherm wordt geopend:
In het veld Bestandsnaam wordt de locatie getoond waar het betaalbestand wordt opgeslagen op uw computer. U kunt deze locatie wijzigen door te klikken op de knop Bladeren.
Noteer de locatie waar u het betaalbestand opslaat.
Dit is de locatie waar u het bestand kunt terugvinden wanneer u deze wilt aanbieden bij uw bank.
Geef in het veld Verwerkingsdatum de datum in wanneer u de betaalopdracht wilt laten verwerken bij uw bank.
Houd bij het ingeven van de verwerkingsdatum rekening met de tijd die uw bank nodig heeft om de batch te verwerken.
Zijn de gegevens ingevuld en heeft u de specificatie van de betaalopdracht gecontroleerd, dan kunt u klikken op de knop Opslaan.
De betaalopdracht wordt aangemaakt en opgeslagen op de door u gekozen locatie op uw computer.
U kunt de opgeslagen betaalopdracht via het internet bankieren bij uw bank aanbieden ter verwerking.
Voor meer informatie over het aanbieden van de betaalopdracht bij uw bank, of over eventuele foutmeldingen die vanuit het internetbankieren worden getoond, verzoeken we u contact op te nemen met uw bank. Uw bank kan u hierover informeren.