Applicatie: Scipio
Introductie
Vanuit Scipio is het mogelijk om een koppeling tot stand te brengen met het landelijk registratiesysteem van de PKN, het LRP. Met behulp van deze koppeling kunnen de mutaties vanuit LRP worden doorgevoerd naar uw Scipio administratie.
In deze instructie leest u hoe u vanuit LRP mutatiebestanden kunt aanmaken en deze handmatig kunt verwerken in Scipio.
Normaal gesproken kunnen LRP mutatiebestanden rechtstreeks vanuit Scipio worden opgehaald en is het niet nodig om deze mutatiebestanden handmatig op te halen en te verwerken. U kunt deze instructie gebruiken wanneer de automatische koppeling wegens onderhoud niet beschikbaar is.
Voorwaarden
Voor het verwerken van de mutatiebestanden heeft u de volgende gegevens nodig:
- Inloggegevens LRP (gebruikersnaam en wachtwoord)
- Autorisatiesleutel van het LRP (met behulp van de LRP inlog app, of de fysieke LRP sleutel)
Om de mutaties te kunnen ophalen dient er gebruik gemaakt te worden van de LRP-sleutel van de ledenadministratie. Deze sleutel dient geautoriseerd te zijn voor de XML-koppeling.
Lukt het niet om vanuit Scipio een verbinding te leggen met LRP, dan gebruikt u mogelijk niet de juiste sleutel, of is uw sleutel niet geautoriseerd voor de XML-koppeling.
Mutatiebestanden ophalen in LRP
Voor het aanmaken en ophalen van de mutatiebestanden gaat u naar de website van het LRP en logt u in met de inloggegevens van de ledenadministrateur.
Bent u ingelogd, dan gaat u in het menu naar:
Beheer – XML Export
Op de pagina die wordt geopend kunt u de verschillende mutatiebestanden exporteren. De volgende bestanden dienen alle drie aangemaakt en gedownload te worden:
- Geregistreerde
- Geregistreerde niet eigenaar
- Signaleringen
Exporteer geregistreerde
Start door te klikken op de knop ‘Exporteer geregistreerde’ om het onderstaande scherm te openen en selecteer de optie ‘Direct uitvoeren en verder gaan’.
Het geregistreerde bestand wordt nu aangemaakt en na een korte tijd zal dit bestand getoond worden zoals in onderstaande afbeelding.
Selecteer het bestand door te klikken op de bestandsnaam en klik op de knop ‘Download’ om het bestand op te slaan op uw computer.
Kies bij het opslaan van het bestand voor een logische plek op uw computer en onthoud de gekozen locatie, bijvoorbeeld C:\LRP-bestanden.
Exporteer geregistreerde niet eigenaar
Klik op de knop ‘Exporteer geregistreerde niet eigenaar’ en klik in het pop-up scherm weer op de knop ‘Direct uitvoeren en verder gaan’.
Het geregistreerde niet eigenaar bestand wordt nu aangemaakt en na een korte tijd zal dit bestand getoond worden zoals in onderstaande afbeelding.
Selecteer het bestand door te klikken op de bestandsnaam en klik op de knop ‘Download’ om het bestand op te slaan op uw computer.
Sla het bestand op in dezelfde map waar u het vorige bestand ook in heeft opgeslagen.
Exporteer signaleringen
Klik op de knop ‘Exporteer signaleringen’ en klik in het pop-up scherm weer op de knop ‘Direct uitvoeren en verder gaan’.
Het signaleringen bestand wordt nu aangemaakt en na een korte tijd zal dit bestand getoond worden zoals in onderstaande afbeelding.
Selecteer het bestand door te klikken op de bestandsnaam en klik op de knop ‘Download’ om het bestand op te slaan op uw computer.
Sla het bestand op in dezelfde map waar u het vorige bestand ook in heeft opgeslagen.
Wanneer het signaleringen bestand is opgeslagen, heeft u alle 3 benodigde LRP bestanden op uw computer staan en kunnen deze worden ingelezen in Scipio.
Mutatiebestanden verwerken in Scipio
LET OP:
Maak voor het verwerken van de LRP mutatiebestanden een back-up van uw administratie via Beheer – Veiligstellen bestanden.
Voor het handmatig aanbieden van LRP mutatiebestanden in Scipio opent u het scherm LRP – Mutaties verwerken.
Klik op de knop Bladeren om de bij LRP gedownloade bestanden te selecteren.
Deze bestanden kunt u terugvinden in de map waar u de bestanden vanuit LRP heeft opgeslagen.
Weet u niet meer waar u de bestanden heeft opgeslagen, dan kunt u dit vanuit uw browser eenvoudig nog achterhalen. Klik hiervoor vanuit uw browser op de toetsencombinatie Ctrl+J
Selecteer de map waar de bestanden zijn opgeslagen en klik op OK.
De mutatiebestanden worden nu getoond in het scherm.
LET OP
Voor een correcte verwerking is het belangrijk dat alle 3 de bestanden als één set worden verwerkt. Controleer of alle 3 de bestanden zijn aangeboden en deze getoond worden in Scipio.
Wanneer alle bestanden zijn aangeboden en klaarstaan, klikt u op de knop Voorbereiden.
De opdracht wordt gestart en uw mutatiebestanden worden klaargezet voor verwerking in uw Scipio administratie.
U kunt de mutaties nu op de gebruikelijke wijze verwerken.