Applicatie: CashflowPro Online
Introductie
Met het onderdeel Jaaromzetting kunt u het huidige boekjaar afsluiten en een nieuw boekjaar openen in CashflowPro Online. In deze instructie staat beschreven hoe u de eindejaarsessie kunt uitvoeren.
Voorwaarden
Een jaaromzetting kunt u uitvoeren op ieder moment en dus ook indien u het huidige boekjaar nog niet volledig heeft afgerond.
De jaaromzetting starten
Open het boekjaar dat u wilt afsluiten. Selecteer het menuonderdeel Beheer en kies vervolgens voor Jaarovergang.
Er opent een nieuw scherm. Hier heeft u de keuze uit 2 opties.
Wanneer u met dagboeken werkt, kunt u de startwaarde van de boekstuknummers terugzetten zodat u in het nieuwe boekjaar weer met een logisch nummer begint. Bij het terugzetten van de startwaarde adviseren wij om de eerste twee posities van het boekstuknummer te laten beginnen met het dagboeknummer dat daarbij hoort. Voorbeeld: Dagboek 10 start met Boekstuknummer 10000.
Optie 01 – Overzetten gegevens met beginbalans
Met deze optie worden vrijwel alle gegevens uit het huidige boekjaar overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Het nieuwe boekjaar wordt klaargezet voor gebruik en bevat een (voorlopige) beginbalans die is gebaseerd op de eindbalans van het vorige boekjaar. Deze balansgegevens kunnen in een later stadium gesynchroniseerd worden.
Om deze optie te kunnen gebruiken moet er een resultatenrekening zijn aangemaakt. Controleer dit via Beheer – Bedrijfsgegevens op het tabblad Instellingen. Indien er nog geen resultatenrekening is gedefinieerd, moet u deze eerst aanmaken.
Optie 02 – Overzetten gegevens zonder beginbalans
Deze optie is geschikt wanneer u alvast wilt starten in het nieuwe boekjaar en daarvoor handmatig een tijdelijke beginbalans wilt invoeren. Alle stamgegevens worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar, maar de grootboekmutaties en journaalgegevens worden geschoond. Deze kunt u handmatig invoeren of in een later stadium aanvullen.
De jaaromzetting uitvoeren
Kies op basis van bovenstaande informatie de optie die het beste past bij uw situatie. Vervolgens kunt u de jaaromzetting uitvoeren.
Klik hiervoor bij de gewenste optie op de knop Uitvoeren.
Nadat u op Uitvoeren heeft geklikt, wordt het nieuwe boekjaar aangemaakt en klaargezet voor gebruik.
De jaaromzetting beheren
Via het menu Beheer – Jaarovergang kunt u altijd weer opnieuw de opties voor de jaaromzetting oproepen. Hier kunt u de jaaromzetting beheren.
Overzetten beginbalans
Deze optie kunt u gebruiken wanneer er al een nieuw boekjaar is geopend. Wanneer u in de tussentijd wijzigingen heeft doorgevoerd in het vorige boekjaar, dan kan daardoor de beginbalans van het nieuwe boekjaar zijn veranderd. Met deze optie zorgt u ervoor dat de eindbalans van het vorige boekjaar en de beginbalans van het nieuwe boekjaar weer op elkaar aansluiten.
U kunt deze optie zo vaak uitvoeren als u wilt. Dat maakt het mogelijk om wijzigingen door te voeren in het afgesloten boekjaar terwijl u al in het nieuwe boekjaar aan het werk bent.
– Memoriaalboekingen i.v.m. de jaarafsluiting
– Nagekomen (credit)facturen die nog geboekt moeten worden
Om deze optie te kunnen gebruiken moet er een resultatenrekening zijn aangemaakt. Controleer dit via Beheer – Bedrijfsgegevens op het tabblad Instellingen. Indien er nog geen resultatenrekening is gedefinieerd, moet u deze eerst aanmaken.
Jaaromzetting ongedaan maken
Indien de jaaromzetting onbedoeld is uitgevoerd, kunt u de jaaromzetting ongedaan maken. Met deze optie wordt het nieuwe boekjaar verwijderd en keert u terug naar het vorige scherm. U kunt nu doorgaan met werken in de huidige administratie. De jaaromzetting kan op elk gewenst moment opnieuw uitgevoerd worden.
Deze optie is alleen beschikbaar als er nog geen boekingen, anders dan de beginbalans, aanwezig zijn in het nieuwe boekjaar.
Jaarafsluiting
Met deze optie zal het huidige boekjaar worden afgesloten. Bij het uitvoeren van de jaarafsluiting wordt de mogelijkheid om mutaties aan te brengen geblokkeerd en kunt u niet meer verder werken in het huidige boekjaar. Na het afsluiten van het boekjaar heeft u via het menuonderdeel Overzichten nog wel de mogelijkheid uw administratie te raadplegen.
Moet er nog geboekt worden en heeft u het boekjaar per abuis afgesloten? Dan heeft u de mogelijkheid de jaarafsluiting ongedaan te maken. Door te klikken op de knop Uitvoeren bij de optie Jaarafsluiting ongedaan maken, wordt het boekjaar heropend. Vergeet u niet om na het boeken of corrigeren de beginbalans opnieuw over te zetten.
Het volgende boekjaar openen
Na het uitvoeren van de jaaromzetting blijft het huidige boekjaar geopend en is het volgende boekjaar klaargezet. Door te klikken op de groene knop zal het volgende boekjaar voor u geopend worden.
U kunt te allen tijde wisselen van boekjaar door linksboven op de naam van uw administratie te klikken. Er verschijnt dan een menu waar u kiest voor het onderdeel Boekjaar selectie.