Applicatie: CashflowPro voor Windows
Introductie
Vanuit CashflowPro heeft u de mogelijkheid om de jaarrekening automatisch te laten genereren en af te drukken. Momenteel kunnen de jaarrekening PKN en de jaarrapportage HHK vanuit het programma aangemaakt worden.
In deze handleiding leest u wat u moet doen om de jaarrekening vanuit CashflowPro klaar te zetten.
Door gebruik te maken van een standaard rekeningschema en de daarbij behorende interne coderingen, weet u zeker dat uw gemeente met de juiste gegevens werkt. U kunt met één druk op de knop de jaarrekening samenstellen met uw gegevens. Waar nodig kunt u de jaarrekening altijd aanvullen of corrigeren.
De Protestantse Kerk in Nederland (PKN) heeft een online systeem voor een uniforme opzet van begrotingen en jaarrekeningen geïntroduceerd, FRIS.
Gemeenten die gebruik maken van CashflowPro zijn gewend om met een druk op de knop de juiste cijfers te generen en deze digitaal te kunnen aanleveren. Het maken van de juiste cijfers zal niet veranderen.
Wat wel veranderd is dat de gegevens handmatig moeten worden overgenomen.
De eerste versie van FRIS ondersteunt namelijk geen digitale koppelingen.
Vanuit CashflowPro kan de jaarrekening worden afgedrukt zodat deze zo eenvoudig mogelijk overgenomen kan worden naar FRIS.
Om de jaarrekening te kunnen vullen, heeft u het model voor de jaarrekening nodig. De meest recente versie van het model kunt u vinden via de website van uw kerkgenootschap. Sla het model op uw computer op, zodat u deze makkelijk terug kunt vinden wanneer u de jaarrekening moet opstellen.
Voorwaarden
Voordat de jaarrekening aangemaakt kan worden, dienen de onderstaande punten correct ingesteld te zijn in het programma.
Instellen van de juiste denominatie
Voor het aanmaken van de jaarrekening, dient de juiste denominatie ingesteld te zijn.
Controleer of de juiste denominatie is ingesteld via het volgende scherm:
Beheer – Configuratie en beheer – Bedrijf configuratie – Denominatie.
Selecteer hier de juiste denominatie en klik op Opslaan.
Start de administratie na het selecteren van de denominatie opnieuw op via:
Beheer – Administratie kiezen.
Inlezen interne coderingen
Voordat u de jaarrekening kunt genereren, moeten de grootboekrekeningen in uw administratie worden gekoppeld aan de coderingen in het model van de jaarrekening.
Ga hiervoor naar het scherm: Hulpprogramma’s – Onderhoud interne coderingen.
U kunt uw eigen grootboekrekeningen blijven gebruiken; alleen zal de koppeling met het rekeningschema van de PKN eenmalig opnieuw gemaakt moeten worden. Enerzijds door de het importeren van de nieuwe interne coderingen, anderzijds door de interne coderingen in uw rekeningschema te controleren.
Wilt u de jaarrekening aanmaken op basis van het vernieuwde rekeningschema van de PKN, dan heeft u een nieuwe set van interne coderingen nodig. Installeer hiervoor de laatste update van CashflowPro.
In het onderstaande scherm kunt u de coderingen van het model van de jaarrekening koppelen aan uw rekeningschema. Dit kan heel eenvoudig door te klikken op de knop Importeren.
Na het kiezen van de optie Inlezen interne coderingen verschijnt er een waarschuwingsmelding. Om verder te gaan met het inlezen van de interne coderingen kiest u Ja.
U keert terug naar het vorige scherm. De coderingen zijn nu aangemaakt in uw administratie.
Het instellen van de interne coderingen hoeft u alleen te herhalen wanneer de jaarrekening wordt gewijzigd. De instellingen blijven bewaard, ook na het uitvoeren van updates. De jaarrekening kunt u op elk gewenst moment genereren.
Aanmaken jaarrekening
Om de jaarrekening aan te maken, kiest u in het menu voor:
Verslaglegging – Jaarrekening PKN, of
Verslaglegging – Jaarrapportage HHK
Ziet u geen optie om de jaarrekening aan te maken in het menu Verslaglegging, dan is de juiste denominatie mogelijk nog niet ingesteld. Meer informatie over het instellen van de juiste denominatie vindt u bij de Voorwaarden.
Er wordt een nieuw scherm geopend van waaruit de jaarrekening aangemaakt of afgedrukt kan worden. Door op de knop Uitvoeren te klikken wordt het scherm gevuld met de gegevens uit uw administratie.
Zijn er grootboekrekeningen waar een onjuiste, of geen interne coderingen aan gekoppeld is, dan zal het programma hier een melding van geven. De ontbrekende/onjuiste coderingen kunnen ingekeken worden door te klikken op de knop Raadplegen ontbrekende coderingen. Coderingen kunt u via het rekeningschema, bij de betreffende grootboekrekening, aanpassen.
Gaat u de jaarrekening voor het eerst overnemen naar FRIS, op basis van het vernieuwde rekeningschema van de PKN, controleer en corrigeer dan in het rekeningschema of de interne code en soort rekening bij uw grootboekrekeningen klopt.
Met behulp van de tabbladen kunt u de diverse onderdelen van de jaarrekening inkijken.
De getoonde gegevens zijn gebaseerd op de informatie uit uw administratie.
Zijn de gegevens niet correct, corrigeer de gegevens dan in uw boekhouding.
PKN
Voor het afdrukken van de jaarrekening voor FRIS klikt u op de knop Afdrukken.
U heeft hier de mogelijkheid om de jaarrekening af te drukken, waarna u deze eenvoudig kunt overnemen naar FRIS.
HHK
Om de export naar het model van de jaarrekening voor de HHK te starten, klikt u op de knop Export HHK.
Er wordt een nieuw venster geopend. De contactgegevens die getoond worden, zijn automatisch bepaald op basis van de bij de instellingen ingegeven bedrijfsgegevens.
Om de jaarrekening op te stellen heeft u het model van de jaarrekening nodig. Deze heeft u eerder opgeslagen op uw computer. Klik op de knop Bladeren en ga naar de locatie waar het model is opgeslagen. Selecteer het bestand en klik vervolgens op Openen.
Omdat er nu een bestand is geselecteerd, is de knop Aanmaken van het Excel document geactiveerd. Klik op deze knop om te starten met het aanmaken van de jaarrekening.
Wordt er een melding getoond dat de jaarrekening niet kan worden aangemaakt, dan is de meest voorkomende oorzaak dat de versie van het programma en de versie van het model van de jaarrekening niet overeenkomen. Download en installeer de meest recente update van CashflowPro en download de meest recente versie van het model van de jaarrekening bij uw kerkgenootschap.
Als de jaarrekening is aangemaakt, dan wordt hiervan een melding getoond.
In de melding wordt aangegeven waar u het gevulde Excelbestand op uw computer terug kunt vinden.
We adviseren u het aangemaakte bestand te controleren. Bij akkoord kan het document verzonden worden naar uw kerkgenootschap.
U kunt de jaarrekening vanuit CashflowPro meerdere keren opnieuw aanmaken. Het oorspronkelijke model van de jaarrekening wordt door CashflowPro niet overschreven en kan gebruikt worden om de jaarrekening nogmaals aan te maken, bijvoorbeeld voor correcties.