Applicatie: CashflowPro voor Windows
Introductie
Vanuit CashflowPro kan er een koppeling worden gelegd met uw leden- en bijdrageadministratie in Scipio of Scipio Online. Met behulp van deze koppeling kunt u de dagafschriften verwerken in CashflowPro en de bijdragen direct doorboeken naar het juiste lid in Scipio (Online). Bijdragen hoeven op deze manier nooit meer dubbel ingevoerd te worden.
In deze instructie leest u hoe u de koppeling met Scipio (Online) in CashflowPro kunt instellen.
De koppeling met Scipio (Online) is een aparte module in CashflowPro. Indien u gebruik wilt maken van deze module en deze module momenteel geen deel uitmaakt van uw abonnement, dan kunt u deze module aanvragen via sales@hagru.nl.
De koppeling activeren
De koppeling met Scipio of Scipio Online kan ingesteld worden in het configuratiescherm van CashflowPro. Gaat u hiervoor naar:
Beheer – Configuratie en beheer – Bedrijf gegevens – Subadministratie.
In dit scherm zet u de volgende keuzes aan:
- In deze administratie wordt een subadministratie bijgehouden
- Wij gebruiken naar de debiteuren / crediteuren administratie ook de integratie Scipio
Kies vervolgens of u wilt koppelen met Scipio, of met Scipio Online.
Door op de knop Bladeren te klikken, kunt u de map selecteren waar Scipio staat geïnstalleerd op uw computer. Standaard wordt Scipio geïnstalleerd in de Program Files (x86), in de map Hagru.
Indien u meerdere administraties voert in Scipio, kunt u vervolgens de administratie selecteren waarmee u wilt koppelen.
Controleer de instellingen en klik op Ok om de gegevens op te slaan.
Klik op de knop Opslaan in het configuratiescherm en start de administratie opnieuw op om de koppeling te activeren.
Geef de gebruikersnaam, het wachtwoord en de PIN in van het gebruikersaccount van Scipio Online waarmee u wilt koppelen.
Controleer de instellingen en klik op Ok om de gegevens op te slaan.
Klik op de knop Opslaan in het configuratiescherm en start de administratie opnieuw op om de koppeling te activeren.
Gaat u een koppeling instellen met Scipio Online, gebruik dan inloggegevens van een Scipio Online account met rechten om ledengegevens en fondsgegevens in te kijken en fondsgegevens te mogen muteren. Voor meer informatie over de beschikbare Scipio Online gebruikersaccounts en de ingestelde rechten, kunt u contact opnemen met de beheerder van Scipio Online in uw gemeente.
De grootboekrekening koppelen
Om gebruik te kunnen maken van de koppeling, dient er in het rekeningschema een grootboekrekening gekenmerkt te worden als subadministratie rekening voor Scipio.
Bij het verwerken van uw afschrift, kunt u de ontvangsten boeken op deze rekening. Er zal dan automatisch een koppeling worden gemaakt met Scipio, waarna u de ontvangst kunt koppelen met het juiste lid in Scipio (Online).
Open het rekeningschema door vanuit het menu te kiezen voor:
Administratie – Rekeningschema.
Er wordt een overzicht getoond van de aanwezige grootboekrekeningen in uw administratie. Selecteer de grootboekrekening die u wilt kenmerken als Scipio subadministratie rekening en zet een vinkje bij Scipio subadministratie.
Omdat er in feite een boeking gemaakt wordt naar een subadministratie, dient de geselecteerde rekening ingesteld te zijn als balansrekening. De ontvangsten kunnen vervolgens periodiek, bijvoorbeeld 1x per jaar, via het memoriaal worden overgeboekt naar de opbrengstenrekening.
Heeft u nog geen grootboekrekening in uw huidige rekeningschema beschikbaar die u kunt gebruiken als subadministratie rekening voor Scipio, dan kunt u een nieuwe grootboekrekening toevoegen. Een nieuwe grootboekrekening kunt u aanmaken door in uw rekeningschema op de knop Toevoegen te klikken.
Als omschrijving zou u bijvoorbeeld kunnen kiezen voor Kerkdebiteuren.
De soort rekening dient een balansrekening te zijn.
Nadat de grootboekrekening is aangemaakt, kunt u deze kenmerken als Scipio subadministratie rekening.
Klik op Opslaan om de wijziging in het rekeningschema op te slaan.
Uw administratie is op dit moment gekoppeld met Scipio (Online).