Applicatie: Scipio Online
Introductie
In Scipio Online kunt u elektronische dagafschriften van uw bank inlezen en daarmee de ontvangsten van uw leden eenvoudig verwerken in de bijdragenadministratie.
In deze instructie leest u hoe elektronische dagafschriften ingelezen kunnen worden en hoe de ontvangsten op lid niveau geregistreerd kunnen worden.
Maakt u naast Scipio Online ook gebruik van CashflowPro (Online), dan kunt u deze programma’s aan elkaar koppelen. Bijdragen van leden kunnen met behulp van deze koppeling bij het boeken van uw dagafschrift in CashflowPro eenvoudig doorgeboekt worden naar de bijdrageadministratie in Scipio Online. Meer informatie over het koppelen van Scipio Online kunt u vinden in onze instructie Koppeling Scipio Online instellen.
Voorwaarden
Voor het verwerken van een dagafschrift in Scipio Online, heeft u een elektronisch dagafschrift nodig. Via het internet bankieren van uw bank heeft u de mogelijkheid om verschillende soorten elektronische afschriften te downloaden. Voor verwerking van uw afschrift in Scipio Online adviseren we het CAMT053 bestand te downloaden.
Voor meer informatie over het downloaden van het CAMT053 bestand, verwijzen we u naar de online ondersteuning van uw bank.
Heeft u het juiste bestand gedownload, dan kunt u dit bestand opslaan op een logische plek op uw computer.
Inlezen dagafschrift
Nadat het elektronische dagafschrift is opgeslagen op uw computer, kunt u het dagafschrift inlezen in Scipio Online. Een nieuw dagafschrift kunt u inlezen via het scherm:
Fondsadministratie – Elektronische dagafschriften
Klik op de link Nieuw dagafschrift toevoegen, of op de knop Toevoegen, om het eerder door u opgeslagen dagafschrift op uw computer op te zoeken en te openen.
Is het afschrift geopend, dan wordt deze getoond in de lijst met nieuwe dagafschriften. Enkele basisgegevens van het afschrift worden hierbij weergegeven. Dubbelklik op het afschrift om het behandelen te starten.
Er wordt een pop-up scherm getoond waarin gevraagd wordt het boekstuknummer, de boekdatum en eventueel een extra opmerking in te geven.
Geef de gevraagde gegevens in en klik op de knop ‘Doorgaan’ om te starten met de verwerking van het dagafschrift.
In sommige gevallen zal er een melding worden getoond dat er onverwerkte posten zijn aangetroffen die automatisch verwerkt kunnen worden.
Wanneer u er voor kiest om deze posten automatisch te verwerken, zullen de volgende posten automatisch in Scipio Online verwerkt worden:
– Storneringen van automatische incasso’s
– Betalingen o.v.v. een betalingskenmerk gegenereerd vanuit Scipio Online (denk aan acceptgiro’s)
Behandelen dagafschrift
Heeft u het dagafschrift in behandeling genomen, dan wordt er een scherm getoond met de inhoud van het dagafschrift.
In de linker kolom worden de transacties van het dagafschrift weergegeven. Door op een regel te klikken, verschijnen de details van de transactie in het scherm rechts van de kolom.
Standaard zal Scipio Online op basis van het banknummer proberen het juiste lid op te zoeken. Als het banknummer van het lid geregistreerd staat in Scipio Online, dan zal het juiste lid direct getoond worden.
Is het banknummer in Scipio Online niet bekend, of komt hetzelfde banknummer bij meerdere leden voor, dan kan Scipio Online niet met zekerheid bepalen bij welk lid de ontvangst geregistreerd moet worden. U kunt in dat geval het juiste lid op naam of banknummer opzoeken met behulp van de zoekbalk rechtsboven in het scherm.
Is er bij een lid nog geen banknummer geregistreerd, dan kunt u het banknummer direct overnemen naar het betreffende lid door te klikken op de link: ‘Banknummer overnemen’. Bij de verwerking van een volgend dagafschrift zal het lid automatisch herkend en getoond worden.
Is het juiste lid geselecteerd, dan zal Scipio Online voorstellen de ontvangst te boeken in het huidige boekjaar, op het eerste fonds, in de eerstvolgende openstaande termijn.
Controleer of het juiste lid, het juiste jaar, de juiste termijn en het juiste fonds geselecteerd zijn of pas deze gegevens indien nodig aan.
Controleer vooral rondom de jaarwisseling of het juiste jaar is geselecteerd.
Als alle gegevens van de ontvangst correct zijn geregistreerd, klikt u op de knop ‘Inboeken en volgende’ om de ontvangst op te slaan bij het lid in Scipio Online. Er verschijnt een groen vinkje voor de verwerkte regel.
De volgende transactie op het dagafschrift wordt nu geladen en kan op dezelfde wijze verwerkt worden in de administratie.
Wanneer een lid een bedrag overmaakt wat verdeeld moet worden over verschillende doelen, verschillende termijnen of verschillende jaren, dan kan de ontvangst uitgesplitst worden door te klikken op de link ‘Bedrag verdelen’. Er wordt dan een pop-up scherm geopend waarin het bedrag uitgesplitst kan worden.
Als de verdeling is afgerond en er geen bedrag meer te verdelen is, klikt u op de knop ‘Doorgaan’ om de verdeling op te slaan.
Komt u een transactie tegen die niet geboekt hoeft te worden in Scipio Online, omdat dit geen ontvangst van een lid betreft, dan kunt u deze overslaan door te klikken op de knop ‘Overslaan en volgende’. De overgeslagen regels worden gekenmerkt met een verbodsbordje.
Denk hierbij aan betalingen of ontvangsten die u niet hoeft bij te houden op lid niveau. Deze transacties kunt u boeken in uw boekhoudpakket.
Betaald een lid met behulp van een automatische incasso, dan wordt de ontvangst automatisch geschreven op het moment dat de incassobatch vanuit Scipio Online wordt aangemaakt. Het is niet nodig om de regel met de incasso op uw afschrift uit te splitsen en bij de leden te registreren.
Heeft een lid met een betaalwijze incasso toch een bedrag handmatig overgemaakt, dan adviseren we deze ontvangst op een ander fonds te registeren, bijvoorbeeld ‘Extra giften’. Dit om te voorkomen dat het incassoproces voor dit lid verstoord wordt.
Is het volledige dagafschrift behandeld, dan zal er een melding worden getoond dat de laatste regel van het dagafschrift verwerkt is. Door op OK te klikken, keert u terug in het overzicht van ingelezen dagafschriften. De ontvangsten zijn nu geregistreerd bij de leden in Scipio Online.