{"id":4354,"date":"2024-07-30T07:53:52","date_gmt":"2024-07-30T06:53:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/?post_type=ht_kb&p=4354"},"modified":"2024-08-21T15:39:24","modified_gmt":"2024-08-21T14:39:24","slug":"toegangsbeheer-in-scipio-online","status":"publish","type":"ht_kb","link":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/artikel\/toegangsbeheer-in-scipio-online\/","title":{"rendered":"Toegangsbeheer in Scipio Online"},"content":{"rendered":"\n

Scipio Online<\/p>\n\n\n\n

Via het toegangsbeheer in Scipio Online maakt u nieuwe gebruikers aan en beheert u de rechten van de bestaande gebruikers binnen uw administratie.<\/p>\n\n\n\n

In deze instructie leest u hoe u nieuwe gebruikers toevoegt en per gebruiker of gebruikersgroep de rechten kunt instellen.<\/p>\n\n\n\n

Overzicht toegangsbeheer<\/h3>\n\n\n\n

Het toegangsbeheer is beschikbaar voor de beheerder van uw Scipio Online omgeving en vindt u in via het scherm:
Beheer – Instellingen – Toegangsbeheer<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Licenties en gebruikersgroepen<\/h4>\n\n\n\n

Binnen het toegangsbeheer wordt onderscheid gemaakt tussen licenties, gebruikersgroepen en gebruikersaccounts.<\/p>\n\n\n\n

Licenties<\/h5>\n\n\n\n

Een gebruikerslicentie is noodzakelijk om een gebruiker toegang te geven tot uw Scipio Online administratie. <\/p>\n\n\n\n

Wilt u meer gebruikers toevoegen dan het aantal beschikbare licenties in uw abonnement, dan kunt u extra licenties aanvragen. <\/p>\n\n\n\n

Licentiebeheer<\/strong>
Benieuwd naar welke licenties beschikbaar en in gebruik zijn? Een overzicht hiervan kunt u opvragen via het scherm: Beheer – Instellingen – Licentiebeheer<\/strong><\/p>\n\n\n\n

De beheerder kan licenties per e-mail aanvragen via sales@hagru.nl<\/a>. Geef hierbij aan wat voor type licentie u nodig heeft. <\/p>\n\n\n\n

De volgende licenties zijn beschikbaar:<\/p>\n\n\n\n

Licentie<\/th>Omschrijving<\/th><\/tr><\/thead>
Beheerder<\/td>Deze licentie is specifiek voor de beheerder van uw administratie en geeft rechten tot alle beheerdersfunctionaliteiten in Scipio Online. Deze licentie dient altijd gekoppeld te zijn met de gebruikersgroep ‘Beheerder’.<\/td><\/tr>
Mutatierechten<\/td>Met deze licentie kan een gebruiker mutaties doorvoeren in de leden- en\/of bijdragenadministratie van uw Scipio Online administratie.<\/td><\/tr>
Alleen inkijkrechten<\/td>Met deze licentie kan een gebruiker alleen ledengegevens inkijken, maar niet aanpassen. Notities en contactmomenten registreren is wel mogelijk.<\/td><\/tr>
Webservice <\/td>Als deze licentie wordt afgenomen, wordt deze gebruikt om gegevens te synchroniseren vanuit Scipio Online naar uw website, of naar de Scipio App. Met deze licentie kan niet ingelogd worden in uw Scipio Online administratie.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
Gebruikersgroepen<\/h5>\n\n\n\n

Een gebruikersgroep is een verzameling van gebruikers in Scipio Online die dezelfde rechten en toegangsbeperkingen delen. Vanuit een gebruikersgroep kunnen rechten en machtigingen effici\u00ebnt toegekend worden aan meerdere gebruikers tegelijk, in plaats van individuele instellingen per gebruiker te moeten aanpassen.<\/p>\n\n\n\n

Binnen uw Scipio Online abonnement zijn de volgende gebruikersgroepen standaard beschikbaar:<\/p>\n\n\n\n

Beheerder<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Beheerder<\/em>

Gebruikersgroep gereserveerd voor het Scipio Online beheerdersaccount. Deze gebruikersgroep kan alleen <\/strong>gekoppeld worden aan een gebruiker met een beheerderslicentie.<\/div><\/div><\/div>
Kerkelijk bureau – Hoofd<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Mutatierechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard mutatierechten in zowel de leden- als de bijdragenadministratie.<\/div><\/div><\/div>
Kerkelijk bureau – Ledenadministratie<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Mutatierechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard mutatierechten in alleen de ledenadministratie.<\/div><\/div><\/div>
Kerkelijk bureau – Bijdragenadministratie<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Mutatierechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard mutatierechten in alleen de bijdragenadministratie.<\/div><\/div><\/div>
Predikant<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Alleen inkijkrechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard alleen inkijkrechten in de ledenadministratie.<\/div><\/div><\/div>
Wijk\/Scriba<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Alleen inkijkrechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard alleen inkijkrechten in de ledenadministratie.<\/div><\/div><\/div>
Wijk medewerker<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Alleen inkijkrechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard alleen inkijkrechten in de ledenadministratie.<\/div><\/div><\/div>
Ouderling<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Alleen inkijkrechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard alleen inkijkrechten in de ledenadministratie.<\/div><\/div><\/div>
Diaken<\/span><\/div>
Bijhorende licentie: Alleen inkijkrechten<\/em>

Deze gebruikersgroep biedt standaard alleen inkijkrechten in de ledenadministratie.<\/div><\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n

Gebruikers toevoegen<\/h3>\n\n\n\n

Gebruikers zijn alle personen die met behulp van eigen inloggegevens toegang hebben tot de Scipio Online administratie van uw gemeente. <\/p>\n\n\n\n

Een nieuwe gebruiker kan toegevoegd worden door vanuit het toegangsbeheer, onder de lijst van gebruikers, te klikken op de knop ‘Toevoegen’.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Scipio Online beheerder<\/strong>
De beheerder heeft binnen de Scipio Online administratie van uw gemeente volledige rechten, waarmee het mogelijk is om het beheer van de administratie te voeren. Een beheerder kan bijvoorbeeld gebruikers toevoegen en verwijderen, gebruikersrechten instellen en bepaalde gemeente instellingen configureren. De beheerder is tevens de bij ons geregistreerde contactpersoon voor bijvoorbeeld het aanvragen van wijzigingen in het abonnement.<\/p>\n\n\n\n

Gebruikersdetails<\/h4>\n\n\n\n

Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker begint u met het bepalen van de gebruikersnaam en het wachtwoord.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Inloggegevens<\/strong>

Gebruikersnaam<\/em>
Om ervoor te zorgen dat een gebruikersnaam uniek is en makkelijk te onthouden is, adviseren we een gebruikersnaam te kiezen gericht op functie, in de vorm van een e-mailadres. Bijvoorbeeld: ledenadministrateur@gemeentenaam.nl. De gebruikersnaam hoeft niet een bestaand e-mailadres te zijn.

Wachtwoord<\/em>
Kies een wachtwoord wat veilig is en voldoet aan de minimale vereisten. Klik naast het wachtwoord veld op het pijltje om te zien wat de minimale vereisten zijn.

Sleutel<\/em>
Om in te loggen is een aparte sleutel vereist. Deze sleutel is voor alle gebruikers binnen dezelfde gemeente gelijk.

Nog veiliger inloggen? Gebruik twee<\/a>–<\/a>factor authenticatie<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Gekoppeld lid<\/strong>
Optioneel kan er een lid uit uw administratie gekoppeld worden aan het gebruikersaccount. De contactgegevens in het gebruikersaccount worden dan overgenomen uit de lidgegevens in uw administratie.<\/p>\n\n\n\n

Gekoppelde bezoeker<\/strong>
Optioneel kan er een bezoeker uit uw administratie gekoppeld worden aan het gebruikersaccount. Dit is vooral handig wanneer het gebruikersaccount gebruikt gaat worden voor het inplannen of registreren van contactmomenten. <\/p>\n\n\n\n

Zijn er nog geen functies beschikbaar, dan kunt u deze defini\u00ebren in de omschrijvingstabellen van Scipio Online, via Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Omschrijvingstabellen.<\/p>\n\n\n\n

Contactgegevens<\/strong>
Geef bij de contactgegevens in ieder geval de volledige naam in van de persoon die met het gebruikersaccount gaat inloggen. Het is voor u dan altijd inzichtelijk welke personen, met welke rechten toegang hebben tot uw administratie.<\/p>\n\n\n\n

Wachtwoord en aanmelden<\/h4>\n\n\n\n

Wilt u in plaats van met een vaste sleutel inloggen met twee-factor authenticatie? U kunt dat hier voor het gebruikersaccount instellen.<\/p>\n\n\n\n

Meer informatie over het gebruik van twee-factor authenticatie in Scipio Online kunt u vinden in onze instructie: Aanmelden met 2FA in Scipio Online<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Licentie en gebruikersgroep<\/h4>\n\n\n\n

Een gebruikersaccount wordt altijd gekoppeld aan een licentie en een gebruikersgroep. <\/p>\n\n\n\n

Welke licentie gekozen kan worden, hangt af van de beschikbare licenties in uw abonnement. <\/p>\n\n\n\n

Op basis van de gekoppelde gebruikersgroep kan bepaald worden welke rechten een gebruiker binnen uw administratie heeft. Rechten kunnen op gebruikersniveau nog verder afgeschermd worden.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Beschikbare licenties<\/strong>
Als bij het opslaan wordt aangegeven dat een gebruiker niet meer ingedeeld kan worden in de gekozen licentie, dan is er een licentie gekozen die niet beschikbaar is in uw abonnement.

Een overzicht van de beschikbare licenties kunt u opvragen via het scherm
Beheer – Instellingen – Licentiebeheer

Zijn er geen licenties meer beschikbaar, neem dan contact op om een nieuwe licentie in uw abonnement aan te vragen.<\/p>\n\n\n\n

Bevoegdheden<\/h4>\n\n\n\n

Na het bepalen van de gebruikersgroep kunt u met behulp van een vinkje bepalen of de rechten die deze gebruiker heeft binnen Scipio Online, automatisch overgenomen moeten worden uit de gekoppelde gebruikersgroep.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Wordt dit vinkje uitgezet, dan krijgt u de mogelijkheid om voor deze gebruiker de bevoegdheden verder af te schermen. <\/p>\n\n\n\n

Specifieke rol<\/h4>\n\n\n\n

Op gebruikersniveau kunt u nog instellen welke specifieke rollen of bevoegdheden deze gebruiker in de administratie heeft. <\/p>\n\n\n\n

Met behulp van vinkjes geeft u aan welke rollen op deze gebruiker van toepassing zijn.<\/p>\n\n\n\n

Gebruiker aanmaken<\/h4>\n\n\n\n

Zijn alle gegevens ingevoerd en de juiste bevoegdheden zijn bepaald, kunnen de gegevens opgeslagen worden en wordt het nieuwe gebruikersaccount aangemaakt.<\/p>\n\n\n\n

De inloggegevens kunt u delen met de betreffende gebruiker.<\/p>\n\n\n\n

Tip<\/strong>
Deel nooit alle inloggegevens in \u00e9\u00e9n e-mailbericht en geef bij het delen van de inloggegevens aan dat de gebruiker na het inloggen zelf zijn wachtwoord wijzigt via het scherm ‘Mijn gegevens en voorkeuren’.

Nog veiliger inloggen? Gebruik twee-factor authenticatie<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Wijkrestrictie<\/h4>\n\n\n\n

Is het de bedoeling dat een gebruiker alleen maar de leden mag zien van de eigen wijk of sectie? Nadat een gebruiker is aangemaakt, kan er eenvoudig een wijkrestrictie worden ingesteld.<\/p>\n\n\n\n

Klik hiervoor vanuit het toegangsbeheer op de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker waarvoor u een wijkrestrictie wilt instellen.<\/p>\n\n\n\n

Helemaal onderaan het scherm kunt u aangeven tot welke wijk of sectie deze gebruiker toegang mag krijgen.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Om wijkrestricties in te stellen klikt u op de knop ‘Toevoegen’ en selecteert u de wijk waar de gebruiker toegang tot krijgt. Is het de bedoeling dat een gebruiker alleen toegang krijgt tot een sectie, dan kunt u de betreffende sectie(s) aan de rechterkant aanvinken. <\/p>\n\n\n\n

Klik op Opslaan om de restrictie toe te voegen.<\/p>\n\n\n\n

Klik in de gebruikersdetails nogmaals op Opslaan om de wijzigingen in het gebruikersaccount op te slaan.<\/p>\n\n\n\n

Wijkrestrictie<\/strong>
Staat er een wijk- of sectierestrictie ingesteld, dan heeft de betreffende gebruiker alleen maar toegang tot de leden die in deze wijk of sectie zijn ingedeeld. Alle overige leden zijn voor deze gebruiker niet inzichtelijk. <\/p>\n\n\n\n

Teams<\/h3>\n\n\n\n

Een team is een groep van gebruikers die eenzelfde eigenschap delen. Teams zijn volledig zelf in te delen, zo kunt u bijvoorbeeld een team maken met een ouderling en een predikant van dezelfde wijk. <\/p>\n\n\n\n

Binnen een team kunnen gebruikers onderling gegevens met elkaar delen, ook wanneer zij niet tot dezelfde gebruikersgroep behoren. Daarnaast kunnen bepaalde gegevens op teamniveau afgeschermd worden.<\/p>\n\n\n\n

Meer informatie over het gebruik van Teams kunt u vinden in de volgende instructies:
Werken met Teams<\/a><\/p>\n\n\n\n

Veelgestelde vragen<\/h3>\n\n\n\n
Hoe wijzig ik een gebruikersnaam?<\/span><\/div>
De gebruikersnaam staat in principe vast en kunt u niet zelf aanpassen. Hagru kan op verzoek van de beheerder een gebruikersnaam wel aanpassen.

Wilt u graag inloggen met een andere gebruikersnaam, neemt u dan contact op met de beheerder van uw Scipio Online administratie.<\/div><\/div><\/div>
Waar kan ik mijn wachtwoord wijzigen?<\/span><\/div>
U kunt als gebruiker van Scipio Online zelf uw wachtwoord wijzigen via het scherm Beheer \u2013 Instellingen \u2013 Mijn gegevens en voorkeuren.
Klik hier op de link Wachtwoord aanpassen.

Logt u voor de eerste keer in, dan adviseren we u om uw initi\u00eble wachtwoord te wijzigen naar een eigen gekozen wachtwoord.<\/div><\/div><\/div>
Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord of sleutel ben vergeten?<\/strong><\/span><\/div>
Neemt u hiervoor contact op met de beheerder van uw Scipio Online administratie. De beheerder kan u hier verder over informeren en uw wachtwoord op uw verzoek opnieuw instellen.

Bent u Scipio Online beheerder en kunt u niet meer inloggen, neem dan per e-mail contact op met onze helpdesk.<\/div><\/div><\/div>
Waarom krijg ik bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker de melding dat ik de gebruiker niet meer binnen de licentie kan indelen?<\/strong><\/strong><\/span><\/div>
Deze melding wordt getoond wanneer er binnen uw Scipio Online abonnement, voor de licentie waar u de gebruiker aan toekent, geen vrije licenties meer beschikbaar zijn.

Voor het aanvragen van een nieuwe licentie kan de beheerder per e-mail contact opnemen met sales@hagru.nl.

Een overzicht van de licenties binnen uw abonnement kunt u terugvinden via Beheer \u2013 Instellingen \u2013 Licentiebeheer.<\/div><\/div><\/div>
Kan ik een gebruikersaccount veilig verwijderen?<\/strong><\/span><\/div>
Een gebruikersaccount kan door de beheerder van de Scipio Online administratie verwijderd worden.

Let op<\/strong>
Bij het verwijderen van een gebruikersaccount worden ook alle aan het gebruikersaccount gekoppelde gegevens verwijderd (denk aan contactmomenten, notities, opgeslagen selecties, opgeslagen samenvoegdocumenten).<\/div><\/div><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Via het toegangsbeheer in Scipio Online maakt u nieuwe gebruikers aan en beheert u de rechten van de bestaande gebruikers binnen uw administratie.<\/p>\n","protected":false},"author":3275,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","format":"standard","meta":[],"ht-kb-category":[108],"ht-kb-tag":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/ht-kb\/4354"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/ht-kb"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/types\/ht_kb"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3275"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4354"}],"version-history":[{"count":50,"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/ht-kb\/4354\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4425,"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/ht-kb\/4354\/revisions\/4425"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4354"}],"wp:term":[{"taxonomy":"ht_kb_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/ht-kb-category?post=4354"},{"taxonomy":"ht_kb_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hagru.nl\/helpdesk\/wp-json\/wp\/v2\/ht-kb-tag?post=4354"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}