Applicatie: Scipio Online
Introductie
Vanuit Scipio Online heeft u de mogelijkheid om geregistreerde toezeggingen bij uw leden te incasseren. Hiervoor kan een incassobestand worden aangemaakt, welke u kunt aanbieden bij uw bank. Uw bank zal de incasso uitvoeren en de bedragen bij uw leden incasseren.
In deze instructie leest u hoe u een incassobestand in Scipio Online kunt aanmaken.
Voorwaarden
Voordat er een incassobestand aangemaakt kan worden zijn er een aantal zaken die aangevraagd en ingesteld moeten worden.
Incasso contract
Alvorens u mag incasseren, dient u als gemeente een incasso-contract af te sluiten met uw bank. Daar dit een proces is wat enige tijd in beslag kan nemen, willen we u adviseren hier tijdig mee te beginnen. U heeft hiervoor een incasso-contract Algemeen of Core nodig, afhankelijk van welke omschrijving uw bank gebruikt.
Voor meer informatie over het afsluiten van een incasso contract kunt u contact opnemen met uw bank.
Uw bank zal een incassocontract met u opstellen.
De volgende vragen kunt u hier bij verwachten:
– Wie gaat er incasseren
– Om wat voor bedragen gaat het
– Hoeveel incasso’s worden er verwacht
– Hoe vaak gaat u incasseren
Deze vragen kunnen wij niet voor u beantwoorden, dit kunt u beter inschatten dan wij.
Fondsen Scipio Online
Om te kunnen incasseren bij uw leden moeten er fondsen aanwezig zijn in uw administratie. Bij het beheer van de fondsen dient u tevens uw incassant gegevens te registreren.
De fondsen kunt u in uw administratie terugvinden via het scherm:
Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Gemeente instellingen – Onderhoud fondsen, contributies en projecten.
Meer informatie over het aanmaken of wijzigen van fondsen kunt u vinden in onze instructie Fondsen aanmaken.
Mandaten registreren
Voordat u uw leden mag incasseren, moeten uw leden u gemachtigd hebben om te mogen incasseren. Heeft u van uw leden de machtiging ontvangen, dan kunt u deze registreren op de bijdragekaart van een lid in Scipio Online.
Maakt u gebruik van de Scipio App, dan worden de mandaten voor de incasso automatisch aangemaakt. U hoeft deze niet zelf te registreren.
Meer informatie over het registreren van mandaten kunt u vinden in onze instructie Mandaten registreren.
Toezeggingen registreren
Heeft een lid aangegeven gebruik te willen maken van de betaalwijze incasso, dan kan de toezegging en de betaalwijze (incasso) bij een lid worden geregistreerd. Op basis van de geregistreerde toezegging en betaalwijze zal het lid getoond worden op de incassolijst van een bepaalde maand.
Meer informatie over het registreren van toezeggingen kunt u vinden in onze instructie Toezeggingen registreren.
Incassobestand aanmaken
Is aan alle bovenstaande voorwaarden voldaan, dan kan er vanuit Scipio Online een incassobestand worden aangemaakt.
Voordat u een incassobestand gaat aanmaken adviseren wij u dat u de controlelijst uitvoert voor het fonds dat u wilt incasseren.
Met het maken van een controlelijst kunt u de volgende punten controleren:
• Grootte van incasso opdracht
• Grootte van grootste post die aanwezig is in de incasso opdracht
• Niet incasseerbare posten
Controleer de te incasseren bedragen met het door u afgesloten incasso contract met uw bank. Wil u meer incasseren dan in het incasso contract staat, neem dan eerst contact op met uw bank om dit regelen.
De controlelijst kunt u vinden via het scherm:
Fondsadministratie – Incasso opdrachten – Controlelijst incasso
Maakt u hier een selectie op het fonds en de betaalwijze welke u wilt controleren en klik op Uitvoeren.
Worden er personen getoond in het resultaat, dan is er een probleem aangetroffen waardoor deze persoon niet geïncasseerd kan worden. De reden wordt hierbij ook getoond. We adviseren u de gegevens op de bijdragekaart van deze persoon te controleren en te corrigeren.
Worden er geen personen getoond in het resultaat, dan zijn er geen problemen aangetroffen.
Klik op het startscherm op de knop Incasso opdrachten en kies vervolgens voor Incasseren.
Het onderstaande scherm wordt geopend, waar u een selectie kunt maken van de toezeggingen die u wilt incasseren.
Geef in dit scherm in ieder geval de volgende velden in:
Toezeggingsjaar
Selecteer het jaar waarvoor u het incassobestand wilt aanmaken.
Betaalwijze
Selecteer de betaalwijze waarvoor u het incassobestand wilt aanmaken.
Periode of openstaand saldo
Selecteer de periode waarover u de incasso wilt uitvoeren.
U kunt er ook voor kiezen geen periode te selecteren, maar de incasso uit te voeren voor het totale openstaande saldo.
Incassodatum
Geef de datum in waarop u de incasso door de bank wilt laten verwerken. Deze datum wordt automatisch ingevuld, waarbij rekening is gehouden met de verwerkingstijd van de bank. U kunt deze datum uit veiligheid niet vervroegen, wel kunt u een latere datum ingeven.
Wilt u toch een eerdere verwerkingsdatum ingeven, dan kunt u de beveiliging op gebruikersniveau uitzetten via het scherm Beheer – Instellingen – Mijn gegevens en voorkeuren.
Om het risico op een foutief incassobestand te minimaliseren, adviseren we de door het systeem voorgestelde datum aan te houden. Een foutief incassobestand zal door uw bank worden afgekeurd.
Fondsselectie
Selecteer het fonds waar u het incassobestand voor aan wilt maken.
De fondsgegevens worden automatisch gevuld op basis van de gegevens die bij het fonds zijn ingesteld. Deze gegevens kunt u terugvinden via het scherm Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Gemeente instellingen – Onderhoud fondsen, contributies en projecten.
Status en Kerkelijke gezindte
Selecteer de status en de kerkelijke gezindte van de personen die u mee wilt nemen in het incassobestand. In de meeste gevallen zal het gaan om actieve leden en zal het veld Kerkelijke gezindte de waarde Geen selectie bevatten.
Wijken
Wilt u het incassobestand voor een gedeelte van uw wijken en/of secties aanmaken, dan kunt u hier aangeven voor welke wijk u het bestand wilt aanmaken.
Zijn alle gegevens ingevuld en gecontroleerd, klikt u dan op de knop Doorgaan. Er zal een lijst worden getoond van de personen waarvoor het incassobestand zal worden aangemaakt.
Controleer of de getoonde lijst overeenkomt met de personen waarvoor u een incassobestand wilt aanmaken. U kunt de lijst eventueel afdrukken naar een PDF-document.
Is de lijst correct, dan kunt u klikken op de link:
Aanmaken Euro-incasso bestand en doorboeken binnen bijdragenadministratie.
Het incassobestand wordt aangemaakt en opgeslagen
Er wordt door Scipio Online een PAIN-bestand aangemaakt en opgeslagen op uw computer. Tevens worden op dit moment de ontvangsten bij de geselecteerde personen in de bijdrage administratie geregistreerd.
U kunt dit bestand via het internetbankieren aanbieden, zodat uw bank de incasso kan verwerken. De toezeggingen worden door uw bank bij de geselecteerde gemeenteleden geïncasseerd.
Let op:
Indien u het PAIN incasso bestand niet aanbiedt bij uw bank, zal er ook geen incasso plaatsvinden.