Applicatie: Scipio App
Introductie
Gebruikers kunnen met behulp van de Scipio App meedoen aan een digitale collecte. Heeft u in het beheer van de app gekozen voor de mogelijkheid om de opwaarderingen of giften te incasseren, dan worden de te incasseren bedragen in Scipio Online klaargezet.
In deze instructie leest u hoe u het incassobestand vanuit Scipio Online kunt aanmaken en kunt indienen bij uw bank.
Voorwaarden
Voordat u kunt incasseren zijn er een aantal zaken die aangevraagd en ingesteld moeten worden.
Incasso contract
Alvorens u mag incasseren, dient u als gemeente een incasso-contract af te sluiten bij uw bank. Daar dit een proces is wat enige tijd in beslag kan nemen, willen we u adviseren hier tijdig mee te beginnen. U heeft hiervoor een incasso-contract Algemeen of Core nodig, afhankelijk van welke omschrijving uw bank gebruikt.
Voor meer informatie over het afsluiten van een incasso-contract kunt u contact opnemen met uw bank.
Uw bank zal een incassocontract met u opstellen.
De volgende vragen kunt u hier bij verwachten:
– Wie gaat er incasseren
– Om wat voor bedragen gaat het
– Hoeveel incasso’s worden er verwacht
– Hoe vaak gaat u incasseren
Deze vragen kunnen wij niet voor u beantwoorden, dit kunt u beter inschatten dan wij.
Belangrijke tip:
Om te mogen incasseren bij uw gemeenteleden heeft u ondertekende incassomachtigingen nodig van uw gemeenteleden. Hiervoor heeft u het IncassantID nodig welke staat op het afgesloten incassocontract. Indien gewenst kunt u deze daarna eenvoudig als bijlage bij de desbetreffende personen in Scipio (Online) koppelen. Handig om later terug te zoeken!
Instellen Scipio App
Is het incasso contract met uw bank rond, dan kunt u in de Scipio App de collecte-module activeren en instellen dat u de betalingen via Scipio Online wilt incasseren.
Gaat u hiervoor in het beheer van de Scipio App naar de pagina
Collecte – Betalingen en selecteer het tabblad Instellingen.
Zet de optie Betalen via Scipio op JA en klik op Opslaan.
Meer informatie over het toevoegen en instellen van de collectemodule kunt u vinden in onze instructievideo’s Beheer modules en Mobiele collecte.
Instellen Scipio Online
Om vanuit Scipio Online een incassobestand aan te kunnen maken is het noodzakelijk dat er een fonds is aangemaakt voor de collecte.
Meer informatie over het instellen van het fonds in Scipio Online kunt u vinden in het instructiefilmpje Koppeling Scipio Online voor de Digitale Collecte.
Incassobestand aanmaken
Is aan alle bovenstaande voorwaarden voldaan en zijn de eerste opwaarderingen/betalingen via de App gedaan, dan kan er vanuit Scipio Online een incassobestand worden aangemaakt. De beheerder of bijdrageadministrateur kan hiervoor inloggen in Scipio Online.
Klik op het startscherm op de knop ‘Incasso opdrachten’ en kies vervolgens ‘Handmatige incassolijsten samenstellen’.
Ziet u geen opwaarderingen of donaties in de incassolijst, dan zijn de fondsen niet correct ingesteld.
Controleer de onderstaande gegevens:
> Er is één fonds aanwezig met fondssoort “Scipio App”
> Het fonds dat gebruikt wordt voor de Scipio App, heeft als fondssoort de waarde “Scipio App”
> Alle incassantgegevens zijn in dit fonds ingevuld
De fondsgegevens kunt u vinden via:
Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Gemeente instellingen – Onderhoud fondsen, contributies en projecten.
Zodra de gegevens correct zijn ingevuld, worden de transacties automatisch zichtbaar in de incassolijst.
Selecteer de lijst met betalingen die u wilt incasseren en klik op de knop
incasso-opdracht starten.
Wilt u meerdere lijsten samenvoegen tot één incassobestand, klik dan eerst op de knop Samenvoegen.
Geef een datum in waarop de incasso uitgevoerd dient te worden en een omschrijvingsregel die op het dagafschrift bij uw gemeentelid getoond zal worden.
Past u de reeds door Scipio Online ingevoerde incassodatum aan, houd u dan rekening met de standaard verwerkingstermijn van uw bank.
Klik op Doorgaan om een lijst te tonen met te incasseren posten en controleer deze lijst.
Om het incassobestand aan te maken klikt u rechtsboven op de link:
Aanmaken Euro-incasso bestand en doorboeken binnen bijdragenadministratie.
Er wordt door Scipio Online een PAIN-bestand aangemaakt en als download aan u aangeboden om op te slaan op uw computer.
Op het moment dat het incassobestand wordt aangemaakt, zullen de ontvangsten direct in Scipio Online bij de leden worden opgeslagen op het fonds dat is gekoppeld met de Scipio App.
U kunt dit bestand via het internetbankieren aanbieden, zodat uw bank de incasso kan verwerken. De opwaarderingen/betalingen worden door uw bank bij de gemeenteleden geïncasseerd.
Ter info:
Zijn de bedragen geïncasseerd, dan zal het bedrag op de rekening van de kerk worden bijgeschreven. Dit bedrag kan in uw boekhouding geboekt worden naar een grootboekrekening, bijvoorbeeld “Tussenrekening collecte gelden”.
Wanneer er gegeven wordt aan een doel, kan dit bedrag worden overgeboekt van de tussenrekening naar de opbrengstenrekening.