Applicatie: Scipio Online
Introductie
Met behulp van de jaaromzetting in Scipio Online kan de beheerder de toezeggingen van het vorige jaar automatisch overzetten naar het komende jaar.
Gegevens verzamelen
Voordat de jaaromzetting uitgevoerd kan worden, dient er bepaald te worden welke toezeggingen overgezet moeten worden.
Voor het verzamelen van de gegevens en het uitvoeren van de jaaromzetting, opent u het scherm: Beheer – Werkset – Jaaromzetting toezeggingen.
Is dit onderdeel niet zichtbaar, dan heeft u niet de juiste rechten om de jaaromzetting uit te voeren. Neem contact op met uw gemeentebeheerder. De beheerder kan u van de juiste rechten voorzien of de jaaromzetting voor u uitvoeren.
In het onderstaande scherm, maakt u een selectie om de lijst met toezeggingen die overgezet dienen te worden, samen te stellen.
Jaarselectie
U start met het invoeren van de jaren waarvoor u de jaaromzetting wilt uitvoeren.
Standaard worden hier het huidige jaar en het komende jaar voor u ingevuld.
Wilt u de jaaromzetting uitvoeren voor een ander jaar, dan kunt u het jaar van waaruit de toezeggingen overgezet dienen te worden, aanpassen.
Fonds en betaalwijze
De jaaromzetting kan per fonds worden uitgevoerd. Maak een selectie van het fonds waar u de jaaromzetting voor wilt uitvoeren.
Wilt u de jaaromzetting alleen voor toezeggingen uitvoeren die met een specifieke betaalwijze staan geregistreerd, dan kunt u hier ook een selectie maken op de betaalwijze.
Maakt uw gemeente gebruik van meerdere fondsen in Scipio Online?
Voer de jaaromzetting dan per fonds uit.
Bedrag keuze
Na het selecteren van het fonds, kunt u bij de bedrag keuze aangeven welk bedrag als toezegging meegenomen dient te worden naar het volgende jaar.
U heeft hier de keuze uit twee opties:
Let op: Kiest u voor deze optie, dan worden eventueel gekoppelde mandaten niet meegenomen naar het volgende jaar. Deze moeten handmatig weer gekoppeld worden.
Mandaten koppelen
Bij het overnemen van toezeggingen van vorig jaar, kan bij incasso’s het gekoppelde mandaat behouden worden. Zet hiervoor het vinkje bij Bij incasso’s het gekoppelde mandaat behouden. Deze optie is alleen beschikbaar als er gekozen wordt de toezegging van vorig jaar over te nemen.
Ontvangen bedrag overnemen
Zijn er in het vorige jaar personen waarbij geen toezegging is ingegeven, maar is er wel een bedrag ontvangen, dan kan er voor gekozen worden dit ontvangen bedrag als nieuwe toezegging over te nemen. Zet hiervoor het vinkje aan bij Bij geen toezegging het ontvangen bedrag overnemen.
Bestaande toezeggingen bewaren
Het kan voorkomen dat u voor een aantal leden al een toezegging heeft ingevoerd voor het nieuwe jaar. Deze wilt u uiteraard niet overschrijven met de toezegging van het afgelopen jaar. Dit voorkomt u door de optie Bestaande toezeggingen bewaren (niet overschrijven) aan te vinken.
Toezeggingen zonder bedrag meenemen
Het kan voorkomen dat u voor een aantal leden al een toezegging heeft ingevoerd voor het nieuwe jaar. Deze wilt u uiteraard niet overschrijven met de toezegging van het afgelopen jaar. Dit voorkomt u door de optie Bestaande toezeggingen bewaren (niet overschrijven) aan te vinken.
Let op: Als u ervoor kiest om een nieuw bedrag in te voeren, dan zullen eventuele mandaten handmatig opnieuw gekoppeld moeten worden.
Commentaarregel
Indien gewenst kan er een commentaarregel worden ingevoerd. Deze regel wordt getoond bij de toezeggingen op de bijdragekaart, zodat u later bij vragen of onduidelijkheden kunt zien hoe de toezegging tot stand is gekomen.
Ledenselectie
Met behulp van de velden Status, Kerkelijke gezindten, Kerkelijke staat en Gezinsrelatie kan aangegeven worden aan welke selectiecriteria de leden moeten voldoen, om meegenomen te worden in het resultaat voor de jaaromzetting.
Maakt u gebruik van wijken en/of secties, dan kan er ook voor gekozen worden om de jaaromzetting alleen voor een selectie van wijken en/of secties uit te voeren.
Jaaromzetting uitvoeren
Is de juiste selectie gemaakt, dan kan de jaaromzetting uitgevoerd worden, door te klikken op de knop Uitvoeren.
In het scherm wat volgt, wordt een overzicht getoond van de leden die voldoen aan de eerder ingegeven selectiecriteria en de toezeggingen die klaarstaan om overgezet te worden. We adviseren u dit resultaat te controleren.
Wanneer dit resultaat voldoet, kan de jaaromzetting definitief uitgevoerd worden.
klikt u hiervoor rechtsboven in het scherm op de knop Jaaromzetting starten, de nieuwe toezeggingen doorvoeren.
Zodra de jaaromzetting gereed is, ontvangt u hiervan een melding op uw beeldscherm. Klikt u hier op OK om de jaaromzetting te voltooien.
Bent u iets vergeten, bijvoorbeeld tijdens het samenstellen van de selectie, of is er een vinkje vergeten bij het koppelen van mandaten? Een jaaromzetting kan nogmaals worden uitgevoerd.