Applicatie: CashflowPro voor Windows
Introductie
In CashflowPro kunt u budgetten aanmaken en beheren. Daarmee kunt u een beschikbaar budget ingeven en hiervan precies de status bijhouden.
In deze instructie leest u hoe u de budgetten kunt aanmaken en de budgetbedragen kunt invoeren.
Voorwaarden
Voordat u budgetbedragen kunt invoeren dient u de grootboekrekeningen te kenmerken voor budgetteren.
Grootboekrekeningen kenmerken voor budgetteren
Grootboekrekeningen waarvoor budgetten aangemaakt worden, moeten in het rekeningschema als Budgetrekening worden gekenmerkt. Hierna kunnen er budgetgegevens aan de grootboekrekening worden gekoppeld.
U kunt grootboekrekeningen op twee manieren kenmerken als Budgetrekening.
Individueel via het rekeningschema
Als u handmatig de rekeningen wilt kenmerken als Budgetrekening, kunt u dit via het rekeningschema bij de betreffende rekening aangeven. Gaat u hiervoor naar Administratie – Rekeningschema.
Het rekeningschema wordt geopend. Kiest u hier de grootboekrekening die u wilt kenmerken als Budgetrekening. Onder de aanvullende gegevens voor het grootboeknummer plaatst u een vinkje bij Budgetrekening.
Collectief via het onderdeel Kenmerk budgetrekening activeren
U kunt via het onderdeel Kenmerk budgetrekening activeren in één keer alle rekeningen die zijn aangemerkt als kostenrekening of als opbrengstenrekening kenmerken als Budgetrekening. Gaat u hiervoor naar Administratie – Budgettering – Koppelen interne codering/budgetkenmerk.
Selecteert u hier de eerste optie en klik op Uitvoeren. Er wordt nu een controlvraag gesteld. Na deze positief te beantwoorden zullen alle grootboekrekeningen die de subsoort kosten- of opbrengsrekening hebben gekenmerkt worden als Budgetrekening.
Budgetbedragen invoeren
Wanneer de budgetrekeningen in de administratie aanwezig zijn, kunnen er budgetbedragen worden ingevoerd. Gaat u hiervoor naar Administratie – Budgetbeheer. Het scherm Onderhoud budgetgegevens wordt geopend.
Geeft u hier het grootboekrekeningnummer op waarvoor u het budget wilt ingeven (1). Door op het blauwe icoontje te klikken wordt er een overzicht van de grootboekrekeningen getoond.
Vervolgens geeft u aan hoe u het budgetbedrag wilt verdelen (2). U heeft hier de mogelijkheid om het budget te verdelen in bedragen, in procenten of volgens een vooraf gedefinieerde verdeling.
De optie Budgetbedrag verdelen via verdeling is alleen beschikbaar als er een budgetverdeling is aangemaakt. Het budgetbedrag zal hierbij conform de verdeling automatisch verdeeld worden over het budgetjaar. Meer informatie over het aanmaken van een budgetverdeling kunt u vinden in de handleiding Budgetverdeling aanmaken.
In het veld Jaar budgetbedrag (3) geeft u aan wat het budgetbedrag is, waarna u de verdeling van dit budgetbedrag kunt invullen (4). Klik op de knop Opslaan om de budgetgegevens op te slaan.
Tips & Trucs
Als de budgetgegevens ingevoerd zijn, worden in het rekeningschema de budgetgegevens en maandrecapitulatie van het budget per grootboekrekening zichtbaar.
Vanuit het scherm Onderhoud budgetgegevens heeft u de mogelijkheid om overzichten van de ingegeven budgetten te genereren. Deze overzichten kunt u vervolgens afdrukken of exporteren. Klikt u hiervoor op de knop Overzichten of vanuit het menu voor Administratie – Budgettering – Budgetoverzicht.