Applicatie: CashflowPro voor Windows
Introductie
Boeken in CashflowPro doet u door een journaalpost te maken, of bankmutaties in te lezen. In deze instructie leest u hoe u een journaalpost aan kunt maken.
Om te starten met het aanleggen van een journaalpost kiest u in het menu voor: Journaliseren – Journaalpost aanleggen.
Het scherm voor het aanleggen van een journaalpost wordt geopend.
Startgegevens invoeren
Voordat u de boekingen op de grootboekrekening kunt invoeren, dienen eerst de startgegevens voor het aan te maken boekstuknummer worden ingegeven.
Dagboek selecteren
Start met het selecteren van het juiste dagboek. U kunt het dagboeknummer direct invoeren, of klikken op het loepje om een lijst met beschikbare dagboeken te tonen.
Na het selecteren van het dagboek, klikt u op de tab-toets op uw toetsenbord om naar het volgende veld te gaan. Het boekstuknummer, de boekdatum, de periode worden nu stap voor stap automatisch gevuld. De boekdatum en de periode kunt u desgewenst nog wijzigen.
Druk op de tab-toets totdat u uitkomt bij het veld Eindsaldo rekening.
Eindsaldo invoeren
In dit veld geeft u zelf het eindsaldo in van het gekozen dagboek. Het programma zal op basis hiervan het te boeken bedrag berekenen.
Druk op de tab-toets om door te gaan naar het invoeren van de boekingsregels.
De Saldocontrole kunt u per dagboek aan-/ uit zetten via het scherm:
Administratie – Dagboeken.
Omdat het dagboek memoriaal in de regel niet is gekoppeld aan een grootboekrekening, hoeft u bij een memoriaalboeking geen eindsaldo in te geven.
Boekingsregel aanmaken
Na het invoeren van de startgegevens van de journaalpost wordt automatisch de eerste boekingsregel aangemaakt. U kunt nu de journaalpost verder opbouwen.
Kies een omschrijving die logisch is, zodat u direct overzichtelijk heeft wat er geboekt is wanneer u overzichten maakt.
Dit bedrag hoeft niet gelijk te zijn aan het Te boeken bedrag, omdat u de journaalpost uit verschillende boekingsregels kunt laten bestaan.
Maakt u gebruik van de saldocontrole, dan moet de journaalpost wel in evenwicht zijn voordat u deze kunt Opslaan.
Als alle benodigde velden zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken om de boekingsregel aan de journaalpost toe te voegen.
Een verkeerd ingevoerde boekingsregel kunt u verwijderen of corrigeren. Selecteer de betreffende boekingsregel om deze te corrigeren of kies voor Verwijder boekingsregel (rechts onder in het scherm) om de regel te verwijderen.
Boeken naar debiteuren of crediteuren
Maakt u een boeking op een grootboekrekening die gekenmerkt is als subadministratie rekening, dan wordt het onderstaand scherm getoond.
Vanuit dit scherm kunt u op basis van het factuurnummer, of op basis van het relatienummer de openstaande post opzoeken welke u wilt afboeken.
Heeft u de juiste factuur en relatie geselecteerd, dan kunt u met behulp van de tab-toets naar het veld Bedrag betaald. Indien gewenst kan dit bedrag worden gewijzigd.
Door nogmaals op de tab-toets te klikken zal het bedrag worden vastgezet en kunt u in de lijst met openstaande posten de openstaande post selecteren die u wilt afboeken.
Wilt u meerdere facturen in een keer afboeken, of een deelbetaling boeken, dan kunt u ook met behulp van de rechtermuisknop op de betreffende openstaande post klikken. Er wordt dan een menu getoond, waarin u kunt aangeven op welke manier u de openstaande post wilt afboeken.
Journaalpost opslaan
Bovenstaande stappen kunt u herhalen totdat de journaalpost in evenwicht is.
Het Nog te boeken bedrag staat in dat geval op 0,00.
Als de journaalpost volledig in evenwicht is, klikt u rechts onder in het scherm op de knop Opslaan om de journaalpost in uw administratie te verwerken.
Tips & Trucs
Wanneer u gebruik maakt van Saldocontrole voor het betreffende dagboek dan zal het saldo van de bijhorende rekening automatisch getoond worden als beginsaldo van de boeking. Het programma geeft u hiervan ook een extra melding: Saldocontrole bij dagboek is ingeschakeld – denk om eindsaldo!
Indien dit in het configuratiescherm is ingesteld, zal de periode op basis van de boekdatum automatisch worden gewijzigd. Voor het bepalen van de periode wordt uitgegaan van de ingestelde boekingsperiode. De instellingen voor het automatisch wijzigen van de periode kunt u vinden via Beheer – Configuratie en beheer – Bedrijf configuratie – Administratie.