Applicatie: Scipio Online
Introductie
Vanuit Scipio Online is het mogelijk om een koppeling tot stand te brengen met het landelijk registratiesysteem van de PKN, het LRP. Met behulp van deze koppeling kunnen de mutaties vanuit LRP worden doorgevoerd naar uw Scipio Online administratie.
In deze instructie leest u hoe u vanuit LRP mutatiebestanden kunt aanmaken en deze handmatig kunt verwerken in Scipio Online.
Normaal gesproken kunnen LRP mutatiebestanden rechtstreeks vanuit Scipio Online worden opgehaald en is het niet nodig om deze mutatiebestanden handmatig op te halen en te verwerken. U kunt deze instructie gebruiken wanneer de automatische koppeling wegens onderhoud niet beschikbaar is.
Voorwaarden
Voor het verwerken van de mutatiebestanden heeft u de volgende gegevens nodig:
- Inloggegevens Scipio Online (Gebruikersnaam, wachtwoord, PIN)
- Inloggegevens LRP (gebruikersnaam en wachtwoord)
- Authenticatiecode van het LRP (met behulp van een authenticator app)
Om de mutaties te kunnen ophalen dient er gebruik gemaakt te worden van de LRP toegang van de ledenadministratie. Uw account dient geautoriseerd te zijn voor de XML-koppeling.
Lukt het niet om vanuit Scipio Online een verbinding te leggen met LRP, dan gebruikt u mogelijk niet het juiste account, of bent u niet geautoriseerd voor de XML-koppeling.
Mutatiebestanden ophalen in LRP
Voor het aanmaken en ophalen van de mutatiebestanden gaat u naar de website van het LRP en logt u in met de inloggegevens van de ledenadministrateur.
Bent u ingelogd, dan gaat u in het menu naar:
Beheer – XML Export
Op de pagina die wordt geopend kunt u de verschillende mutatiebestanden exporteren. De volgende bestanden dienen alle drie aangemaakt en gedownload te worden:
- Geregistreerde
- Geregistreerde niet eigenaar
- Signaleringen
Exporteer geregistreerde
Start door te klikken op de knop ‘Exporteer geregistreerde’ om het onderstaande scherm te openen en selecteer de optie ‘Direct uitvoeren en verder gaan’.
Het geregistreerde bestand wordt nu aangemaakt en na een korte tijd zal dit bestand getoond worden zoals in onderstaande afbeelding.
Selecteer het bestand door te klikken op de bestandsnaam en klik op de knop ‘Download’ om het bestand op te slaan op uw computer.
Kies bij het opslaan van het bestand voor een logische plek op uw computer en onthoud de gekozen locatie, bijvoorbeeld C:\LRP-bestanden.
Exporteer geregistreerde niet eigenaar
Klik op de knop ‘Exporteer geregistreerde niet eigenaar’ en klik in het pop-up scherm weer op de knop ‘Direct uitvoeren en verder gaan’.
Het geregistreerde niet eigenaar bestand wordt nu aangemaakt en na een korte tijd zal dit bestand getoond worden zoals in onderstaande afbeelding.
Selecteer het bestand door te klikken op de bestandsnaam en klik op de knop ‘Download’ om het bestand op te slaan op uw computer.
Sla het bestand op in dezelfde map waar u het vorige bestand ook in heeft opgeslagen.
Exporteer signaleringen
Klik op de knop ‘Exporteer signaleringen’ en klik in het pop-up scherm weer op de knop ‘Direct uitvoeren en verder gaan’.
Het signaleringen bestand wordt nu aangemaakt en na een korte tijd zal dit bestand getoond worden zoals in onderstaande afbeelding.
Selecteer het bestand door te klikken op de bestandsnaam en klik op de knop ‘Download’ om het bestand op te slaan op uw computer.
Sla het bestand op in dezelfde map waar u het vorige bestand ook in heeft opgeslagen.
Wanneer het signaleringen bestand is opgeslagen, heeft u alle 3 benodigde LRP bestanden op uw computer staan en kunnen deze worden ingelezen in Scipio Online.
Mutatiebestanden verwerken in Scipio Online
Voor het handmatig aanbieden van LRP mutatiebestanden in Scipio Online opent u het scherm LRP – Instellingen LRP.
Zet onder het kopje Lidmutaties ophalen de volgende optie aan:
Ik haal zelf de mutaties op vanuit LRP buiten Scipio Online om
Klik onderin de pagina op de knop Opslaan.
Er wordt nu automatisch een scherm geopend waar u de bij LRP gedownloade bestanden kunt aanbieden.
Klik op de knop Bestand kiezen om de bij LRP gedownloade bestanden te selecteren.
Deze bestanden kunt u terugvinden in de map waar u de bestanden vanuit LRP heeft opgeslagen.
Weet u niet meer waar u de bestanden heeft opgeslagen, dan kunt u dit vanuit uw browser eenvoudig nog achterhalen. Klik hiervoor vanuit uw browser op de toetsencombinatie Ctrl+J
Selecteer het eerste bestand (geregistreerde bestand) en klik op Openen.
Klik vervolgens in Scipio Online op de knop Gekozen bestand opslaan.
Herhaal deze stappen om de overige bestanden ook aan te bieden.
Wanneer u de gedownloade bestanden in een ZIP-bestand plaatst, kunt u alle bestanden in één keer aanbieden, door bij het selecteren van het bestand te kiezen voor het ZIP-bestand.
Zijn alle bestanden opgeslagen, dan zullen deze bestanden zichtbaar worden in het scherm.
LET OP
Voor een correcte verwerking is het belangrijk dat alle 3 de bestanden als één set worden verwerkt. Controleer of alle 3 de bestanden zijn aangeboden en deze met een groen vinkje getoond worden in Scipio Online.
Wanneer alle bestanden zijn aangeboden en klaarstaan, klikt u op de knop Uitvoeren.
De opdracht wordt gestart en uw mutatiebestanden worden verwerkt in uw Scipio Online administratie.