Scipio Online
Vanuit Scipio Online is het mogelijk om een koppeling tot stand te brengen met het landelijk registratiesysteem van de PKN, het LRP. Met behulp van deze koppeling kunnen de ledenmutaties automatisch vanuit LRP worden doorgevoerd naar uw Scipio Online administratie.
In deze instructie leest u hoe u Scipio Online kunt instellen om de mutaties vanuit LRP te verwerken.
Instellingen LRP verwerking
De instellingen voor de LRP verwerking kunt u vinden via het scherm:
LRP – Instellingen LRP
Is het de eerste keer dat u verbinding gaat maken met LRP om de mutatiebestanden op te halen, controleer dan eerst of de instellingen voor de LRP verwerking goed staan.
Aanmelden bij LRP
Om de mutaties te kunnen ophalen wordt er met behulp van de inloggegevens van het LRP-account van de ledenadministratie verbinding gemaakt.
De gebruikersnaam, het wachtwoord en het profiel van het LRP-account kunnen eenmalig ingesteld en opgeslagen worden in Scipio Online. Bij het ophalen van de LRP mutaties worden de gebruikersnaam en het wachtwoord dan automatisch al voor u ingevuld.
LRP inloggegevens
Om de mutaties op te kunnen halen, dient er gebruik gemaakt te worden van het LRP-account van de ledenadministratie. Dit account dient geautoriseerd te zijn voor de XML-koppeling.
Lukt het niet om vanuit Scipio Online een verbinding te leggen met LRP, dan gebruikt u mogelijk niet het juiste account, of is uw account niet geautoriseerd voor de XML-koppeling. U kunt dit controleren door met dezelfde gegevens in te loggen op de website van het LRP.
Omgeving in LRP
Heeft u binnen uw LRP account meerdere profielen, raadpleeg dan eerst de volgende instructie:
Profielnaam LRP
Lidmutaties ophalen
Met behulp van deze instelling geeft u aan hoe u de LRP mutaties wilt ophalen.
Het ophalen van de LRP mutaties vindt standaard altijd plaats door vanuit Scipio Online rechtstreeks een verbinding te maken met LRP. De betreffende mutatiebestanden worden op dat moment gedownload en klaargezet om verwerkt te worden. Dit is de meest eenvoudige manier om de LRP mutaties op te halen en te verwerken.
Het is in voorkomende gevallen ook mogelijk om de LRP mutaties zelf te downloaden vanuit uw LRP-omgeving en deze handmatig aan te bieden aan Scipio Online.
Wilt u de LRP mutaties handmatig downloaden en aanbieden aan Scipio Online, wijzig deze instelling dan naar ‘Ik haal zelf de mutaties op vanuit LRP buiten Scipio Online om’.
Wanneer haal ik LRP mutaties handmatig op?
Normaal gesproken zult u de LRP mutaties altijd rechtstreeks vanuit Scipio Online ophalen. Het handmatig downloaden van mutatiebestanden gebruikt u bijvoorbeeld wanneer u LRP opzetbestanden wilt aanbieden aan Scipio Online.
Meer informatie over het handmatig verwerken van LRP mutatiebestanden vindt u in de instructie Handmatig LRP mutaties verwerken.
Automatisch de meest logische pastorale eenheid bepalen
In LRP kan een persoon in meerdere pastorale eenheden zijn ingedeeld.
Zo kan een persoon in de ene pastorale eenheid als PE hoofd staan, in een andere pastorale eenheid als inwonend en in weer een andere pastorale eenheid als partner.
Binnen Scipio Online wordt een persoon standaard geregistreerd bij één primaire pastorale eenheid.
Wanneer deze instelling op ‘JA’ staat, kan Scipio Online voor u de meest logische hoofd pastorale eenheid bepalen.
Wijk en/of sectie overnemen vanuit LRP
In LRP is uw gemeente ingedeeld in wijken en secties. Binnen Scipio Online kan er voor gekozen worden om deze indeling in LRP volledig over te nemen, of om binnen Scipio Online een andere wijk-/sectieindeling aan te houden.
Wilt u voor uw voorkeurleden de wijk uit LRP overnemen als voorkeurwijk in Scipio Online, zet dan een vinkje bij ‘Bij voorkeurleden de wijk uit LRP overnemen als voorkeurwijk’.
Wijk- en sectiegegevens bij bestaande personen niet bijwerken
Normaal gesproken is het niet nodig om deze optie aan te vinken.
Wilt u de wijk- en sectiegegevens expliciet bij bestaande personen niet bijwerken, maar alleen laten bepalen voor nieuwe personen, dan kunt u dat aangeven door hier een vinkje te plaatsen.
Automatisch de bezorgwijk, looplijstwijk, kerkbladwijk en eigen wijk bepalen
Als dit vinkje aanstaat, zal Scipio Online bij het verwerken van de LRP-mutaties, ook een update uitvoeren van een ingestelde bezorgwijk, looplijstwijk, kerkbladwijk en eigen wijk. Dit is handig bij bijvoorbeeld een verhuizingen. Op basis van de nieuwe postcode en de indeling van deze wijken, zal Scipio Online automatisch bepalen welke nieuwe wijk van toepassing is. Deze instelling heeft geen effect op uw geografische indeling.
Komt een nieuw adres (nog) niet voor in een van de secties in deze wijken, dan zullen zowel de wijk als de sectie niet bepaald kunnen worden en zullen deze leeggemaakt worden. Wilt u graag dat de wijk in dit geval blijft staan, zet dan een vinkje bij ‘Ingevulde wijk laten staan wanneer het adres niet voorkomt in een sectie’.
Voorkeuren aanpassen
Gebruikt u de LRP koppeling al en wilt u deze instellingen aanpassen, controleer dan eerst of de geografische wijken en secties in Scipio Online goed zijn ingedeeld en/of overeenkomen met de indeling zoals deze in LRP bekend is.
Bij het verwerken van de LRP mutaties worden alleen de ledengegevens gesynchroniseerd met Scipio Online. Een indeling van wijken en secties wordt bij het verwerken van de LRP mutaties niet meegenomen naar Scipio Online.
Wilt u een bestaande wijk- sectieindeling uit LRP overnemen naar Scipio Online, dan kunt u hiervoor de mutatiebestanden van het LRP lokaal beheerdersaccount verwerken in Scipio Online.
Persoonsnotities
Bij het ophalen van de LRP mutaties worden de signaleringen als mutatiebericht meegenomen naar Scipio Online. Deze signaleringen worden opgeslagen als persoonsnotitie en zijn standaard alleen zichtbaar voor het gebruikersaccount waarmee de LRP mutaties verwerkt zijn.
Wilt u deze notities ook delen met andere gebruikers, dan kunt u dit hier instellen.
Pastorale eenheid behouden bij overlijden
In LRP wordt een persoon bij overlijden standaard verwijderd uit de pastorale eenheid.
In Scipio Online is het mogelijk om overleden personen binnen de oude pastorale eenheid te behouden, zodat dit binnen de oude PE altijd inzichtelijk blijft.
Overnemen overige contacten
De ‘overige contacten’ in LRP komen standaard mee in de mutatiebestanden. Met deze instellingen kunt u aangeven hoe u deze overige contacten wilt overnemen in Scipio Online en of deze overige contacten mee moeten komen in de webservice koppeling naar uw website, de Scipio App en de ledenboekjes.
Specifieke configuratie overname velden
Van enkele specifieke velden kan ingesteld worden hoe u de gegevens wilt overnemen vanuit LRP naar Scipio Online.
Het gaat hier specifiek om velden waarvan u de gegevens mogelijk wilt bijhouden in Scipio Online, waarbij u wilt voorkomen dat de gegevens weer overschreven worden als de mutatiebestanden worden verwerkt vanuit LRP.
Bij de onderstaande configuratie kunt u per veld uw voorkeuren instellen.
Mogelijkheden
Altijd overnemen vanuit LRP
De gegevens worden altijd overgenomen vanuit LRP naar Scipio Online.
Voorkeur LRP
De gegevens worden alleen overgenomen als de gegevens in LRP afwijken van de gegevens in Scipio.
Voorkeur Scipio
De gegevens worden alleen overgenomen als de gegevens in Scipio ontbreken. Is het veld in Scipio gevuld, dan zullen de gegevens niet geüpdatet worden.
Nooit overnemen
De gegevens worden nooit overgenomen. De gegevens in Scipio zijn altijd leidend.