Mandaten registreren

Applicatie: Scipio Online

Introductie

Vanuit Scipio Online heeft u de mogelijkheid om geregistreerde toezeggingen bij uw leden te incasseren. Voordat u uw leden mag incasseren, moeten uw leden u gemachtigd hebben om te mogen incasseren. Heeft u van uw leden de machtiging ontvangen, dan kunt u deze registreren op de bijdragekaart van een lid in Scipio Online.

In deze instructie leest u hoe u mandaten kunt registreren bij uw leden.

Voorwaarden en SEPA regelgeving

Voor het incasseren van leden zijn er Europese regels opgesteld: SEPA. Deze regels zijn ervoor bedoeld dat personen niet onterecht geïncasseerd kunnen worden. Voor u is het belangrijk om te weten waar u aan moet voldoen.

Machtigingsformulier
Voordat u leden mag incasseren, moeten leden hiervoor een machtiging hebben afgegeven. Hiervoor moeten zij een machtigingsformulier invullen. Dit formulier moet u, als incassant, verstrekken.

Registratie mandaten
U bent verplicht om de machtigingsformulieren die leden afgeven te registreren. Dit is het mandaat. Zonder mandaat kunt u niet incasseren.

Het machtigingskenmerk
Voordat u leden incasseert bent u verplicht te laten weten met welk machtigingskenmerk u de incasso uitvoert. Dit is een controlemiddel voor uw leden. Het machtigingskenmerk moet per lid, en per machtiging (mandaat) uniek zijn. Door het machtigingskenmerk op het machtigingsformulier te zetten weet u zeker dat u aan uw plicht voldoet. U kunt het machtigingskenmerk door Scipio Online laten genereren zodat u zeker weet dat er een uniek kenmerk wordt gebruikt.

Het incassant ID
Van de bank ontvangt u een Incassant ID. Op het machtigingsformulier moet u aangeven met welk Incassant ID u de incasso gaat uitvoeren.

Incassodatum
Voordat u leden incasseert moeten zij op de hoogte zijn gebracht van de exacte datum waarop de incasso wordt uitgevoerd. Een handige manier om dit te communiceren is bijvoorbeeld door een overzicht van incassodata op uw website te plaatsen.

Wijzigen mandaat
Nadat er geïncasseerd is met een mandaat, mag deze niet meer worden gewijzigd. Wanneer een lid bijvoorbeeld het banknummer wijzigt moet er, volgens de SEPA regels, een nieuw machtigingsformulier worden afgegeven.

Bewaren mandaat
Een mandaat moet tot minimaal 10 jaar na het laatste gebruik bewaard blijven. Daarom kunt u het mandaat in Scipio Online ook niet verwijderen. Wanneer u een mandaat niet meer gebruikt kunt u deze wel blokkeren voor gebruik.

Datum handtekening
In het mandaat registreert u de Datum handtekening. Dit is de datum waarop een lid de machtiging heeft afgegeven.
Het is niet mogelijk om op dezelfde datum een incasso uit te voeren met dit mandaat. Het mandaat zal op deze datum nog niet zichtbaar in uw bijdrageadministratie.

Een mandaat registreren

Heeft u van een lid een machtiging ontvangen, dan dient deze in Scipio Online als mandaat geregistreerd te worden.

Zoek het lid op waarvoor u het mandaat wilt registreren en open de bijdragekaart.

De bijdragekaart kunt u vinden door op het startscherm van Scipio Online te klikken op de knop Bijdragenbeheer.
In het scherm wat geopend wordt, kunt u met behulp van de zoekbalk een lid opzoeken.

Het onderstaande scherm wordt geopend:

Selecteer het fonds waarvan u de toezegging per automatische incasso wilt innen en controleer de ingegeven toezegging.

Zijn er nog geen toezeggingen ingegeven, dan kunt u deze vanuit dit scherm registreren. Meer informatie over het registreren van een toezegging kunt u vinden in onze instructie Toezeggingen registreren.

Zijn de gegevens correct, dan kunt u in het veld Betaalwijze aangeven dat het gaat om een automatische incasso.

Is er nog geen betaalwijze automatische incasso aanwezig, voeg deze dan toe aan de omschrijvingstabel via het scherm:
Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Omschrijvingstabellen.

Selecteer vanuit dit scherm tabel 007 – Betaalwijzen en voeg een nieuwe regel toe met de omschrijving “Automatische incasso”.
Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan.

Is er reeds een geldig mandaat aanwezig, welke voor de incasso gebruikt kan worden, dan kan dit mandaat geselecteerd worden in het veld Mandaat.

Is er nog geen mandaat geregistreerd, of wilt u een nieuw mandaat aanmaken, laat dan de waarde Nieuw mandaat genereren staan en klik op Opslaan om de gegevens op te slaan.

Is er gekozen voor Nieuw mandaat genereren, dan zal er na het opslaan automatisch een scherm geopend worden waar het mandaat kan worden geregistreerd.

In dit scherm kunt u de gegevens overnemen van het machtigingsformulier dat u van het lid ontvangen heeft. Enkele gegevens worden alvast automatisch voor u ingevoerd.

Onderstaand vindt u per veld een uitleg:

Zijn alle gegevens ingevuld, klik dan op Doorgaan om het mandaat op te slaan in uw administratie. Het mandaat is automatisch gekoppeld met de toezegging.

Een overzicht van de opgeslagen mandaten bij een lid kunt u vinden via het tabblad Mandaten op de bijdragekaart.

Aandachtspunten

Rekeningnummer wijzigen
Wijzigt het rekeningnummer van een lid, dan dient u hiervoor conform SEPA-regelgeving een nieuw mandaat te registreren. U mag het rekeningnummer in een bestaand mandaat namelijk niet meer wijzigen.

Heeft u een nieuw mandaat aangemaakt, dan kunt u het mandaat met het oude rekeningnummer blokkeren. Dit doet u door de eigenschappen van het oude mandaat te openen en de waarde van het veld Type mandaat te wijzigen van Normaal naar Geblokkeerd door gebruiker.

Datum handtekening
Is bij de datum handtekening de huidige datum ingevuld, dan mag het mandaat conform de SEPA-regelgeving nog niet voor incasso worden gebruikt. De datum handtekening moet hiervoor altijd minimaal 1 dag in het verleden liggen.

Is de datum handtekening gelijk aan de huidige datum, dan zal het mandaat bij de toezegging nog niet zichtbaar zijn en zal het lid niet meekomen op de incassolijst.

Doorlopende machtiging
Een doorlopende machtiging blijft geldig totdat de machtiging door het lid wordt ingetrokken. Een machtiging is dus niet gekoppeld aan een jaar en kan ook voor de volgende jaren worden gebruikt.