Binnen Scipio Online kunt u vanuit diverse functies aan de slag. In de rol van ouderling, predikant, wijkmedewerker, -bezoeker of diaken kunt u toegang krijgen tot de ledengegevens en de mutaties van de leden in uw eigen wijk of wijksectie. Van deze leden kunt u geen gegevens muteren, maar kunt u wel notities en contactmomenten registreren en overzichten opvragen.
Inloggen
Inloggen doet u online via www.scipio-online.nl.
Hier voert u de bij u bekende gebruikersnaam, wachtwoord en sleutel in.
Een gebruikersaccount wordt door de beheerder van uw Scipio Online administratie aangemaakt. De inloggegevens voor uw gebruikersaccount zullen door de beheerder aan u verstrekt worden.
Kunt u niet meer inloggen, of bent u uw inloggegevens vergeten? Neemt u dan contact op met de beheerder van uw Scipio Online administratie, of het Kerkelijk bureau.
Mutaties raadplegen
Wanneer er mutaties zijn doorgevoerd in de gegevens van leden van uw wijk of sectie, dan ontvangt u hiervan binnen Scipio Online een melding waarin aangegeven staat hoeveel mutaties er hebben plaatsgevonden.
U kunt uw eigen postvak openen door vanaf het startscherm van uw administratie te klikken op de volgende knop:
Door hier op te klikken wordt het mutatiepostvak geopend en ziet u een overzicht van de mutaties van leden uit uw eigen wijk of sectie.
Meer informatie over het mutatiepostvak kunt u vinden in de instructie:
Mutatiepostvak
Leden opzoeken
Op het startscherm van Scipio Online wordt rechts bovenin een zoekbalk getoond, die u kunt gebruiken om te zoeken naar leden.
Geef de naam, of een deel van de naam, in van het lid waar u naar op zoek bent en klik op de knop ‘Zoeken’. Er wordt nu een overzicht getoond van de leden die aan uw zoekopdracht voldoen.
Wilt u zoeken op een ander zoekcriterium, bijvoorbeeld op achternaam of straatnaam, dan kunt u dit in het veld ‘Zoek in’ aangeven. Klik hierna opnieuw op ‘Zoeken’ om het resultaat weer te geven.
Standaard wordt er gezocht op gezinshoofdnaam of registratienummer. Wilt u standaard graag een ander zoekcriterium gebruiken, dan kunt u dit instellen in uw eigen voorkeuren via het scherm Beheer – Instellingen – Mijn gegevens en voorkeuren.
Wilt u in het resultaat graag alleen de actieve leden tonen, of alleen één persoon per gezin tonen, dan kunt u hiervoor de filters gebruiken die bovenaan het scherm getoond worden.
Persoonskaart
Als u het lid heeft gevonden waar u naar op zoek bent, klikt u op de naam om de persoonskaart te openen.
Op de persoonskaart staan alle ledengegevens die bij het betreffende lid horen en ziet u hoe het gezin van dit lid is samengesteld. Via de opties in de linker kolom kunt u verschillende tabbladen openen om gegevens van het lid te raadplegen.
De meeste gegevens op de persoonskaart kunt u met een alleen inkijklicentie niet wijzigen. Overleg met uw kerkelijk bureau welke afspraken daarover zijn gemaakt.
Op de tabbladen Notities en Contactmomenten kunt u wel wijzigingen aanbrengen. Deze kunnen nooit door het kerkelijk bureau worden overschreven.
Vanuit uw rol heeft u inkijkrechten gekregen in de ledenadministratie van uw gemeente. Hiermee is het niet mogelijk om zelf ledengegevens te wijzigen in Scipio Online. Toch kan het regelmatig voorkomen dat u wijzigingen doorkrijgt of opmerkt.
Wanneer gegevens van een lid wijzigen, geef deze wijzigingen dan door aan uw kerkelijk bureau. Zij kunnen de wijziging doorvoeren zodat uw administratie (en die van alle andere gebruikers) weer actueel is.
Voorkom dat u zelf op een andere locatie, zoals op papier of in Excel, gegevens bijhoudt. Dit kan voor de problemen zorgen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties:
Vertrek van een lid naar andere wijk
Wanneer een lid uit uw wijk verhuist naar een andere wijk binnen uw gemeente kan het voorkomen dat er een andere collega betrokken raakt bij dit lid. Wanneer u wijzigingen in een eigen document heeft bijgehouden beschikt uw collega niet over actuele gegevens van het lid.
Contact met het lid
Wanneer het kerkelijk bureau contact onderhoud met een lid, bijvoorbeeld omtrent de vrijwillige bijdrage, is het belangrijk dat de gegevens in Scipio Online actueel zijn.
Overdracht
Mocht het voorkomen dat uw werk wordt overgenomen, dan is het niet handig wanneer uw opvolger verschillende bestanden van u krijgt overgedragen. Het grote voordeel van Scipio Online is juist dat alle collega’s toegang hebben tot dezelfde, actuele, database.
Notities en contactmomenten
Via de tabbladen ‘Notities’ en ‘Contactmomenten’ op de persoonskaart kunt u notities en/of contactmomenten bij leden aanmaken, wijzigen en verwijderen.
Notities kunt u toevoegen door op de persoonskaart te gaan naar het tabblad Notities.
Contactmomenten kunt u toevoegen door op de persoonskaart te gaan naar het tabblad Contactmomenten.
Met behulp van de knoppen onderin dit scherm kunt u een nieuwe notitie of een nieuw contactmoment aanmaken, of een bestaand item bewerken.
Bent u zelf niet de eigenaar van een notitie of een contactmoment, maar is deze met u gedeeld, dan kunt u de notitie of het contactmoment niet bewerken, maar alleen inkijken.
Notities en contactmomenten delen
Omdat notities en contactmomenten privacy gevoelige informatie kunnen bevatten, maar ook informatie kunnen bevatten die u wellicht wilt delen met andere gebruikers, kunt u bij het aanmaken van een nieuwe notitie of een contactmoment zelf bepalen met wie u dit wilt delen.
Standaard wordt een notitie of een contactmoment als privé-item opgeslagen. Wilt u een notitie of contactmoment delen, dan kunt u dit aangeven bij ‘Notitie zichtbaar voor’ of ‘Contactmoment zichtbaar voor’.
Nadat u heeft gekozen voor Doorgaan is het contactmoment aangemaakt en gedeeld met de gebruikers uit het geselecteerde team/groep.
Let op! Het contactmoment wordt gedeeld met alle gebruikers die toegang hebben tot het geselecteerde domein én het lid waarbij het contactmoment is aangemaakt. Wanneer een gebruiker geen toegang heeft tot het betreffende lid (bijvoorbeeld door een wijkrestrictie) dan wordt ook dit contactmoment niet zichtbaar.
Wilt u een notitie of het contactmoment delen met een specifieke groep gebruikers, dan kunt u hiervoor gebruik maken van teams. Heeft u nog geen teams in uw administratie, dan kunt u deze aanmaken via het toegangsbeheer.
Meer informatie hierover kunt u vinden in de instructie Teams aanmaken.
Overzichten
Binnen Scipio Online zijn diverse standaard overzichten beschikbaar die eenvoudig inzicht geven in uw administratie. Deze overzichten kunt u vinden via:
Ledenadministratie – Overzichten
Enkele overzichten die voor u handig kunnen zijn:
Selecties
Naast de standaard overzichten biedt Scipio Online ook de mogelijkheid om volledig naar eigen wens overzichten te genereren. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het selectiescherm.
Meer informatie over het maken van een selectie kunt u vinden in de instructies Selecties maken.