Conversie vanuit Ekklesia

Maakt u gebruik van Ekklesia voor het bijhouden van de ledenadministratie, dan kunnen we uw administratie overzetten naar Scipio Online.

In deze instructie vindt u alles wat u moet weten om de overstap van Ekklesia naar Scipio Online tot een succes te maken.

Bestanden aanleveren

Een conversie vanuit Ekklesia wordt altijd uitgevoerd op basis van een drietal CSV exports die u vanuit Ekklesia kunt aanmaken.

Conversiebestanden aanmaken

De conversiebestanden kunt u in Ekklesia eenvoudig aanmaken via de rapportage module.

Selecteer in de rapportage module, in de kolom ‘Rapport’, de map ‘Export’ door op het plusje te klikken. In deze map vindt u 3 bestanden:

  • Gezin
  • Lid
  • LidInclDeleted

Maak voor elk van deze bestanden als volgt een export naar CSV:

  1. Selecteer in de kolom ‘Rapport’ de optie ‘Gezin’
  2. Selecteer in de kolom ‘Selectie’ de optie ‘Alles’
  3. Selecteer in de kolom ‘Sortering’ de optie ‘Standaard sortering’
  4. Maak een export naar CSV (in de menu balk is hier een icoon voor)
  5. Herhaal deze stappen voor het bestand ‘Lid’
  6. Herhaal deze stappen voor het bestand ‘LidInclDeleted’
Conversiebestanden aanleveren

Het aangemaakte bestanden zijn als CSV-bestanden opgeslagen op uw computer. Om uw administratie over te kunnen zetten, ontvangen we graag deze 3 CSV-bestanden van u.

U kunt het back-up bestand als volgt bij ons aanleveren:

  1. Stuur het bestand per e-mail naar helpdesk@hagru.nl, onder vermelding van uw relatienummer, gemeentenaam en contactgegevens
  2. Wij halen het bestand met behulp van Teamviewer bij u op.
    Plan hiervoor per e-mail een afspraak met ons in

Belangrijk
We voeren de conversie uit op basis van de bestanden zoals dat door u worden aangeleverd. Het heeft de voorkeur dat de bestanden zo actueel mogelijk zijn.

Voor een volledige conversie is het belangrijk dat alle 3 de CSV-bestanden bij ons worden aangeleverd. Mocht het bestand ‘LidInclDeleted’ ontbreken, dan kunnen we de conversie voor u uitvoeren, maar dan zal het historisch archief niet meegenomen worden naar Scipio Online. Hiervoor ontvangen we graag expliciet uw bevestiging.

Heeft u de bestanden bij ons aangeleverd, dan is het belangrijk dat er geen mutaties meer doorgevoerd worden in de Ekklesia administratie. Dit geldt voor iedereen die in uw gemeente gebruik maakt van Ekklesia. Mutaties die nog worden doorgevoerd, worden niet meer overgezet naar Scipio Online.

Doorlooptijd en oplevering

Als u de bestanden naar ons heeft toegestuurd, zullen we een Scipio Online omgeving voor u activeren en zullen we de conversie voor u inplannen.

Over de exacte doorlooptijd worden specifieke afspraken gemaakt. Een conversie vanuit Ekklesia kan doorgaans binnen twee werkweken worden afgerond.

Zodra de conversiewerkzaamheden zijn afgerond, zullen we u hier per e-mail over informeren.

Gerelateerde artikelen