Toegangsbeheer in Scipio Online

Scipio Online

Via het toegangsbeheer in Scipio Online maakt u nieuwe gebruikers aan en beheert u de rechten van de bestaande gebruikers binnen uw administratie.

In deze instructie leest u hoe u nieuwe gebruikers toevoegt en per gebruiker of gebruikersgroep de rechten kunt instellen.

Overzicht toegangsbeheer

Het toegangsbeheer is beschikbaar voor de beheerder van uw Scipio Online omgeving en vindt u in via het scherm:
Beheer – Instellingen – Toegangsbeheer

Licenties en gebruikersgroepen

Binnen het toegangsbeheer wordt onderscheid gemaakt tussen licenties, gebruikersgroepen en gebruikersaccounts.

Licenties

Een gebruikerslicentie is noodzakelijk om een gebruiker toegang te geven tot uw Scipio Online administratie.

Wilt u meer gebruikers toevoegen dan het aantal beschikbare licenties in uw abonnement, dan kunt u extra licenties aanvragen.

Licentiebeheer
Benieuwd naar welke licenties beschikbaar en in gebruik zijn? Een overzicht hiervan kunt u opvragen via het scherm: Beheer – Instellingen – Licentiebeheer

De beheerder kan licenties per e-mail aanvragen via sales@hagru.nl. Geef hierbij aan wat voor type licentie u nodig heeft.

De volgende licenties zijn beschikbaar:

Gebruikersgroepen

Een gebruikersgroep is een verzameling van gebruikers in Scipio Online die dezelfde rechten en toegangsbeperkingen delen. Vanuit een gebruikersgroep kunnen rechten en machtigingen efficiënt toegekend worden aan meerdere gebruikers tegelijk, in plaats van individuele instellingen per gebruiker te moeten aanpassen.

Binnen uw Scipio Online abonnement zijn de volgende gebruikersgroepen standaard beschikbaar:

Gebruikers toevoegen

Gebruikers zijn alle personen die met behulp van eigen inloggegevens toegang hebben tot de Scipio Online administratie van uw gemeente.

Een nieuwe gebruiker kan toegevoegd worden door vanuit het toegangsbeheer, onder de lijst van gebruikers, te klikken op de knop ‘Toevoegen’.

Scipio Online beheerder
De beheerder heeft binnen de Scipio Online administratie van uw gemeente volledige rechten, waarmee het mogelijk is om het beheer van de administratie te voeren. Een beheerder kan bijvoorbeeld gebruikers toevoegen en verwijderen, gebruikersrechten instellen en bepaalde gemeente instellingen configureren. De beheerder is tevens de bij ons geregistreerde contactpersoon voor bijvoorbeeld het aanvragen van wijzigingen in het abonnement.

Gebruikersdetails

Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker begint u met het bepalen van de gebruikersnaam en het wachtwoord.

Inloggegevens

Gebruikersnaam
Om ervoor te zorgen dat een gebruikersnaam uniek is en makkelijk te onthouden is, adviseren we een gebruikersnaam te kiezen gericht op functie, in de vorm van een e-mailadres. Bijvoorbeeld: ledenadministrateur@gemeentenaam.nl. De gebruikersnaam hoeft niet een bestaand e-mailadres te zijn.

Wachtwoord
Kies een wachtwoord wat veilig is en voldoet aan de minimale vereisten. Klik naast het wachtwoord veld op het pijltje om te zien wat de minimale vereisten zijn.

Sleutel
Om in te loggen is een aparte sleutel vereist. Deze sleutel is voor alle gebruikers binnen dezelfde gemeente gelijk.

Nog veiliger inloggen? Gebruik twee–factor authenticatie.

Gekoppeld lid
Optioneel kan er een lid uit uw administratie gekoppeld worden aan het gebruikersaccount. De contactgegevens in het gebruikersaccount worden dan overgenomen uit de lidgegevens in uw administratie.

Gekoppelde bezoeker
Optioneel kan er een bezoeker uit uw administratie gekoppeld worden aan het gebruikersaccount. Dit is vooral handig wanneer het gebruikersaccount gebruikt gaat worden voor het inplannen of registreren van contactmomenten.

Zijn er nog geen functies beschikbaar, dan kunt u deze definiëren in de omschrijvingstabellen van Scipio Online, via Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Omschrijvingstabellen.

Contactgegevens
Geef bij de contactgegevens in ieder geval de volledige naam in van de persoon die met het gebruikersaccount gaat inloggen. Het is voor u dan altijd inzichtelijk welke personen, met welke rechten toegang hebben tot uw administratie.

Wachtwoord en aanmelden

Wilt u in plaats van met een vaste sleutel inloggen met twee-factor authenticatie? U kunt dat hier voor het gebruikersaccount instellen.

Meer informatie over het gebruik van twee-factor authenticatie in Scipio Online kunt u vinden in onze instructie: Aanmelden met 2FA in Scipio Online.

Licentie en gebruikersgroep

Een gebruikersaccount wordt altijd gekoppeld aan een licentie en een gebruikersgroep.

Welke licentie gekozen kan worden, hangt af van de beschikbare licenties in uw abonnement.

Op basis van de gekoppelde gebruikersgroep kan bepaald worden welke rechten een gebruiker binnen uw administratie heeft. Rechten kunnen op gebruikersniveau nog verder afgeschermd worden.

Beschikbare licenties
Als bij het opslaan wordt aangegeven dat een gebruiker niet meer ingedeeld kan worden in de gekozen licentie, dan is er een licentie gekozen die niet beschikbaar is in uw abonnement.

Een overzicht van de beschikbare licenties kunt u opvragen via het scherm
Beheer – Instellingen – Licentiebeheer

Zijn er geen licenties meer beschikbaar, neem dan contact op om een nieuwe licentie in uw abonnement aan te vragen.

Bevoegdheden

Na het bepalen van de gebruikersgroep kunt u met behulp van een vinkje bepalen of de rechten die deze gebruiker heeft binnen Scipio Online, automatisch overgenomen moeten worden uit de gekoppelde gebruikersgroep.

Wordt dit vinkje uitgezet, dan krijgt u de mogelijkheid om voor deze gebruiker de bevoegdheden verder af te schermen.

Specifieke rol

Op gebruikersniveau kunt u nog instellen welke specifieke rollen of bevoegdheden deze gebruiker in de administratie heeft.

Met behulp van vinkjes geeft u aan welke rollen op deze gebruiker van toepassing zijn.

Gebruiker aanmaken

Zijn alle gegevens ingevoerd en de juiste bevoegdheden zijn bepaald, kunnen de gegevens opgeslagen worden en wordt het nieuwe gebruikersaccount aangemaakt.

De inloggegevens kunt u delen met de betreffende gebruiker.

Tip
Deel nooit alle inloggegevens in één e-mailbericht en geef bij het delen van de inloggegevens aan dat de gebruiker na het inloggen zelf zijn wachtwoord wijzigt via het scherm ‘Mijn gegevens en voorkeuren’.

Nog veiliger inloggen? Gebruik twee-factor authenticatie.

Wijkrestrictie

Is het de bedoeling dat een gebruiker alleen maar de leden mag zien van de eigen wijk of sectie? Nadat een gebruiker is aangemaakt, kan er eenvoudig een wijkrestrictie worden ingesteld.

Klik hiervoor vanuit het toegangsbeheer op de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker waarvoor u een wijkrestrictie wilt instellen.

Helemaal onderaan het scherm kunt u aangeven tot welke wijk of sectie deze gebruiker toegang mag krijgen.

Om wijkrestricties in te stellen klikt u op de knop ‘Toevoegen’ en selecteert u de wijk waar de gebruiker toegang tot krijgt. Is het de bedoeling dat een gebruiker alleen toegang krijgt tot een sectie, dan kunt u de betreffende sectie(s) aan de rechterkant aanvinken.

Klik op Opslaan om de restrictie toe te voegen.

Klik in de gebruikersdetails nogmaals op Opslaan om de wijzigingen in het gebruikersaccount op te slaan.

Wijkrestrictie
Staat er een wijk- of sectierestrictie ingesteld, dan heeft de betreffende gebruiker alleen maar toegang tot de leden die in deze wijk of sectie zijn ingedeeld. Alle overige leden zijn voor deze gebruiker niet inzichtelijk.

Teams

Een team is een groep van gebruikers die eenzelfde eigenschap delen. Teams zijn volledig zelf in te delen, zo kunt u bijvoorbeeld een team maken met een ouderling en een predikant van dezelfde wijk.

Binnen een team kunnen gebruikers onderling gegevens met elkaar delen, ook wanneer zij niet tot dezelfde gebruikersgroep behoren. Daarnaast kunnen bepaalde gegevens op teamniveau afgeschermd worden.

Meer informatie over het gebruik van Teams kunt u vinden in de volgende instructies:
Werken met Teams

Veelgestelde vragen