Scipio Online
Vanuit Scipio Online is het mogelijk om een koppeling tot stand te brengen met het landelijk registratiesysteem van de PKN, het LRP. Met behulp van deze koppeling kunnen de ledenmutaties automatisch vanuit LRP worden doorgevoerd naar uw Scipio Online administratie.
In deze instructie leest u hoe u vanuit Scipio Online verbinding kunt maken met LRP om de mutatiebestanden te verwerken.
Koppeling activeren – U bent een nieuwe Scipio Online gebruiker
Deze instructie beschrijft het verwerken van de LRP mutaties voor gemeenten die al actief gebruik maken van deze koppeling.
Bent u een nieuwe gebruiker van Scipio Online en is er nog geen conversie uitgevoerd, dan dient er eerst een opzetsituatie ingelezen te worden, voordat de mutaties verwerkt worden.
Meer informatie over het ophalen en verwerken van een opzetsituatie kunt u vinden in de instructie Opzetbestanden ophalen en verwerken.
Koppeling activeren – U bent een bestaande Scipio Online gebruiker
Maakt u actief gebruik van Scipio Online, maar heeft u nog nooit eerder gekoppeld met het LRP en mutatiebestanden verwerkt, neem dan contact op met onze helpdesk.
Scipio App
Maakt u gebruik van de Scipio App, dan dienen de ledenmutaties vanuit LRP met behulp van de koppeling eerst doorgevoerd te worden in Scipio Online.
Zijn de mutaties in Scipio Online verwerkt, dan zullen de actuele gegevens de volgende dag automatisch ook zichtbaar zijn in de Scipio App.
Voorwaarden
Koppeling aanvragen
Voor het gebruik van de XML-koppeling is het noodzakelijk dat deze aangevraagd wordt bij het LRP. Hiervoor kunt u contact opnemen met het LRP.
Nadat de koppeling is geactiveerd, zullen er opzetbestanden worden klaargezet in LRP.
Meer informatie over het ophalen en verwerken van opzetbestanden kunt u vinden in de instructie Opzetbestanden ophalen en verwerken.
Instellingen controleren
Voordat u mutaties gaat ophalen en verwerken adviseren we u om de instellingen in Scipio Online te controleren en indien gewenst aan te passen.
De instellingen kunt u in Scipio Online vinden via het scherm:
LRP – Instellingen LRP
Meer informatie over de LRP instellingen kunt u vinden in de instructie Instellingen LRP verwerking.
Benodigde gegevens
Voor het verwerken van de mutatiebestanden heeft u de volgende gegevens nodig:
- Inloggegevens Scipio Online (Gebruikersnaam, wachtwoord, PIN)
- Inloggegevens LRP (Gebruikersnaam en wachtwoord)
- Autorisatiesleutel van het LRP (met behulp van de authenticator app)
LRP ledenadministratie account
Om de mutaties te kunnen ophalen dient er gebruik gemaakt te worden van het LRP-account van de ledenadministratie. Dit account dient geautoriseerd te zijn voor de XML-koppeling.
Lukt het niet om vanuit Scipio Online een verbinding te leggen met LRP, dan gebruikt u mogelijk niet het juiste account, of is uw account niet geautoriseerd voor de XML-koppeling. U kunt dit controleren door met dezelfde gegevens in te loggen op de website van het LRP.
Profielen in LRP
Heeft u binnen uw LRP account meerdere profielen, raadpleeg dan eerst de volgende instructie:
Profielnaam LRP
Via Scipio Online verbinden met LRP
Is de LRP koppeling actief, dan kunt u vanuit Scipio Online een verbinding maken met LRP om de mutatiebestanden op te halen en te verwerken.
Voor het maken van een verbinding gaat u naar het scherm:
LRP – LRP Mutaties uit LRP verwerken
Klik in dit scherm op de knop ‘Inloggen in LRP’ om in te loggen in LRP en de mutatiebestanden op te halen.
Het volgende scherm wordt geopend, waar u de inloggegevens kunt ingeven die horen bij de LRP sleutel van de ledenadministratie.
Wanneer u de gegevens heeft ingevoerd en klikt op de knop ‘Doorgaan’, zullen de mutatiebestanden worden opgehaald en klaargezet worden voor verwerking.
Mutaties vanaf datum
Bij het inloggen kunt u handmatig instellen vanaf welke datum u de mutatieberichten wilt ophalen. Normaal gesproken hoeft deze datum niet ingevuld te worden, het systeem haalt automatisch de mutaties op vanaf de vorige datum dat u de mutaties heeft verwerkt.
Wanneer vult u een vanaf datum in:
– De eerste keer dat u mutatiebestanden ophaalt is er nog geen eerdere datum bekend. Geef een datum in van minimaal 1 jaar geleden.
– U heeft een verschil tussen de gegevens in LRP en in Scipio Online, bijvoorbeeld omdat er een keer een onjuiste vanaf datum is ingevuld. Om Scipio Online weer bij te werken kunt u een vanaf datum ingeven van minimaal 1 jaar geleden.
– Er is een wijkaanpassing doorgevoerd in LRP en in Scipio Online en de leden moeten in Scipio Online weer in de juiste wijk worden gezet. Geef een datum in van minimaal 1 jaar geleden.
Mutatiebestanden verwerken
Wanneer de mutatiebestanden zijn opgehaald zullen de aangetroffen bestanden getoond worden en kunt u deze gaan verwerken in uw Scipio Online administratie.
Klik hiervoor onder stap 2 op de knop ‘Uitvoeren’:
De mutatiebestanden worden nu verwerkt in uw administratie.
Nadat de mutatiebestanden verwerkt zijn, zullen de mutatieberichten via het mutatiepostvak voor u en overige gebruikers inzichtelijk zijn.
Meer informatie over het mutatiepostvak kunt u vinden in de instructie Mutatiepostvak.