Applicatie: CashflowPro voor Windows
Introductie
Met CashflowPro kunt u van uw aangemaakte orders eenvoudig facturen afdrukken en verzenden naar uw relaties. Dit kan zowel per post als per e-mail.
Voorwaarden
Controleer de factuurinstellingen via:
Beheer – Configuratie en beheer – Bedrijf configuratie – Facturen.
Voordat u facturen kunt aanmaken, dienen er orders aanwezig te zijn voor de afnemer / debiteur. Deze orders dienen vrijgegeven te zijn voor facturatie.
Voor het versturen van facturen per e-mail dient u te beschikken over de e-mailmodule en dient er een e-mailsjabloon voor facturen te zijn aangemaakt.
Wilt u gebruik maken van de opmaak van Microsoft Word documenten, met gebruik van samenvoegvelden, dan dient hiervoor een Microsoft Word sjabloon beschikbaar te zijn.
Orders factureren
Om facturen aan te maken gaat u in het menu naar: Factureren – Factureren orders.
Het onderstaande scherm wordt geopend:
In het bovenste gedeelte van het scherm kunnen de selectiegegevens worden ingesteld.
Factuurdatum
Toont de datum die op de factuur wordt afgedrukt. Standaard wordt hier de huidige datum getoond.
Volgorde van uitvoer
Bepaald de volgorde waarop de orders gefactureerd worden.
In het onderste deel van het scherm worden alle orders getoond die klaar staan om gefactureerd te worden. Dit resultaat kan nog beïnvloed worden met behulp van de bovenstaande selectievelden.
Selecteer een orderregel en klik op de knop Details (of dubbelklik) om de details van een order in te zien.
Zet een vinkje voor de orders waarvoor u een factuur wilt afdrukken.
Voor het in één keer selecteren van meerdere orders, kan ook gebruik gemaakt worden van de knoppen Alle, Omkeren, Geen.
Zijn alle te factureren orders geselecteerd, dan kunnen de facturen worden aangemaakt.
Klik hiervoor op de knop Afdrukken, het volgende scherm wordt geopend:
Door op de knop met de printer te klikken, zullen de facturen worden aangemaakt.
De facturen die per post verzonden worden, zullen naar de printer worden gestuurd.
Voor de facturen die per e-mail verzonden worden, zullen PDF-documenten worden aangemaakt en deze zullen naar het e-mailpostvak in CashflowPro worden doorgezet.
Facturen die worden afgedrukt zijn in het overzicht van te factureren order te herkennen aan het printericon. Facturen die per mail worden verzonden, zijn te herkennen aan het PDF-icon.
Door het afdrukken van de facturen ontstaat er een openstaande post bij de debiteuren waarvoor u de facturen heeft aangemaakt. Let op! De openstaande post ontstaat door het klikken op de knop Afdrukken. Wanneer de factuur niet wordt afgedrukt, omdat er bijvoorbeeld geen papier in de printer zit, is de debiteur wel gefactureerd. Indien nodig, kunt u facturen terugdraaien. Maak hiervoor altijd eerst een back-up van uw administratie!
Tips & Trucs
Orders van eenzelfde relatie kunnen verzameld worden en op een factuur afgedrukt worden. Dit kan ingesteld worden via het configuratiescherm.
Wilt u gebruik maken van de mogelijkheid een proforma factuur af te drukken van geselecteerde orders in het facturatiescherm, zet u deze optie dan aan in het configuratiescherm.
In het programma kunt u instellen hoeveel facturen er worden geprint. Standaard is dit aantal ingesteld op één factuur. Wanneer u ook een factuur voor uw eigen papieren administratie wilt archiveren dan kunt u dit instellen via het configuratiescherm, of op relatieniveau via de relatiekaart.
Wilt u de orders standaard gesorteerd op leverdatum afdrukken, dan kunt u dit instellen via het configuratiescherm.