Applicatie: CashflowPro voor Windows
Introductie
Het aanmaken van facturen zorgt ervoor dat er openstaande posten worden aangemaakt bij de betreffende relaties. Om de openstaande posten definitief naar de financiële administratie over te brengen, moeten de facturen worden doorgeboekt.
Voorwaarden
Voordat facturen kunnen worden doorgeboekt, dienen er facturen te zijn aangemaakt in het programma.
Zolang er facturen klaar staan om doorgeboek te worden, zult u hier in CashflowPro een melding van ontvangen. We adviseren de facturen na elke factuurrun door te boeken.
Facturen doorboeken
Om facturen door te boeken gaat u in het menu naar: Factureren – Doorboeken factuurmutaties.
Het onderstaande scherm wordt geopend:
Dagboek
Selecteer het juiste dagboek. Standaard staat deze ingesteld op het verkoopboek.
Boekstuknummer
Geef het boekstuknummer in. Het systeem zal hier automatisch het eerst volgende vrije boekstuknummer tonen binnen het gekozen dagboek.
Boekdatum
Geef de boekdatum van het boekstuknummer in. Standaard wordt hier de huidige datum getoond.
Boekingsperiode
Geef de periode in waarop het boekstuknummer geboekt wordt. Indien ingesteld zal de periode automatisch ingegeven worden op basis van de boekdatum.
Het onderste deel van het scherm is opgesplitst in een tabblad Journaalpost en een tabblad Facturen.
In het tabblad Journaalpost wordt de journaalpost getoond zoals deze doorgeboekt zal worden naar de administratie. Door dubbel te klikken op een omzetrekening, zullen de facturen getoond worden die op de betreffende rekening geboekt zullen worden.
In het tabblad Facturen worden de facturen getoond die klaar staan om doorgeboekt te worden. Door dubbel te klikken op een factuur, wordt de specificatie van de factuur geopend.
Zoals te zien in bovenstaande afbeelding staan alle facturen standaard aangevinkt om doorgeboekt te worden. Wilt u een deel van de facturen doorboeken, maak dan in dit tabblad een selectie van de door te boeken facturen.
Bij het doorboeken worden alle geselecteerde facturen doorgeboekt op het ingegeven boekstuknummer, met de bijbehorende boekdatum en periode.
Indien facturen op verschillende boekstuknummers ingeboekt dienen te worden, adviseren we de facturen in delen in te boeken.
Exporteren naar Exact
Maakt u gebruik van de koppeling met Exact, dan heeft u bij het doorboeken van de facturen de mogelijkheid om Exact export bestanden aan te maken.
Om de export bestanden aan te maken, klikt u rechts onderin het scherm op de knop Exporteren. Er wordt een controlevraag op het scherm getoond. Als u deze positief beantwoord, zal CashflowPro de export bestanden aanmaken en opslaan op de door u ingestelde locatie.
De knop Exporteren is beschikbaar als in het configuratiescherm de juiste instellingen zijn ingegeven. Het exporteren naar Exact kunt u instellen via het scherm:
Beheer – Configuratie en beheer – Externe koppelingen – Exact.
In dit scherm geeft u de juiste mappen en bestandsnamen op van de csv bestanden die door CashflowPro worden aangemaakt.
De map die u instelt dient te bestaan op uw computer. De opgegeven bestandsnaam wordt door CashflowPro aangemaakt.
Tevens geeft u aan wat de dagboekcode in Exact is en wat het laatst gebruikte boekstuknummer in Exact is.
Voorbeeld:
Het doorboeken van facturen is definitief.
Controleer of de juiste facturen zijn geselecteerd, de journaalpost correct is, de boekstukdetails goed zijn ingevuld en, indien van toepassing, de export naar Exact is uitgevoerd.
Zijn deze gegevens correct, dan kunnen de facturen doorgeboekt worden.
Klik hiervoor op de knop Doorboeken.
Vanuit het scherm Doorboeken factuurmutaties is het mogelijk om facturen terug te draaien. Gebruik deze optie niet voordat u de handleiding Facturen terugdraaien heeft gelezen.