Applicatie: Scipio Online
Introductie
Vanuit Scipio Online kunt u met behulp van de Rapportage editor overzichten, formulieren, brieven of e-mailberichten volledig zelf opmaken en samenvoegen met de gegevens in uw administratie.
In deze instructie leest u hoe u samenvoegdocumenten in de rapportage editor kunt aanmaken, samenvoegen en vervolgens kunt afdrukken.
Samenvoegdocument aanmaken
Om een samenvoegdocument in Scipio Online aan te maken klikt u op het startscherm op de knop Rapportage editor.
In het scherm wat wordt geopend klikt u op de knop Nieuw samenvoegdocument om een nieuw document aan te maken.
Heeft u eerder een samenvoegdocument aangemaakt en wilt u deze bewerken, klik dan op de knop Open bestaand samenvoegdocument.
Selecteer in het volgende scherm of u het samenvoegdocument wilt baseren op een bestaand sjabloon, of dat u wilt starten met een nieuw, leeg samenvoegdocument.
Afhankelijk van het gekozen sjabloon wordt de editor geopend met een reeds gevuld voorbeeld, of met een leeg document zoals in onderstaande afbeelding.
Vanuit de geopende editor kunt u met behulp van de werkset uw samenvoegdocument opmaken. U heeft hierbij vanuit de werkset drie mogelijkheden.
Tekstvak toevoegen
Om een tekstvak toe te voegen aan uw document selecteert u in de werkset het icoon Tekstvak plaatsen. Klik vervolgens met de muis op de locatie in het document waar u het tekstvak wilt plaatsen.
Een leeg document wordt standaard geopend met een tekstveld bovenaan de pagina. Door dubbel te klikken in dit veld, kunt u meteen beginnen met het toevoegen van een tekst.
Om tekst in te kunnen geven, dubbelklikt u op het tekstvak. De cursor en het opmaakveld verschijnen.
Met het opmaakveld kunt u diverse lettertypes, lettergroottes en opmaak selecteren. Dit doet u door de volledige tekst of een gedeelte daarvan te selecteren en vervolgens te kiezen voor het lettertype en/of de gewenste opmaak.
Wilt u een tekstvak verwijderen, klik dan op het kruisje in het opmaakveld.
Wanneer u het formaat van een tekstveld wilt wijzigen of een tekstveld wilt verplaatsen, kunt u dit eenvoudig doen door het veld te selecteren. U kunt het veld nu met uw muis verplaatsen. Met behulp van de vierkantjes kunt u het formaat wijzigen.
Dataveld toevoegen
Om een dynamisch veld toe te voegen aan uw document selecteert u in de werkset het icoon Dataveld plaatsen en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u het dataveld wilt plaatsen.
Er zal nu een venster geopend worden waar u het gewenste samenvoegveld kunt selecteren. Het scherm is onderverdeeld in de categorieën persoonsgegevens, fondsgegevens en speciale gegevens.
Selecteer het samenvoegveld dat u wilt gebruiken uit de lijst en klik op Doorgaan om het veld toe te voegen aan uw document.
Als alternatief voor datavelden, kan er ook voor gekozen worden de tekst van het dataveld tussen blokhaken in een tekstvak op te nemen.De tekst tussen blokhaken wordt in Scipio Online herkend als zijnde dataveld. Deze tekst moet wel exact overeenkomen met de tekst van het dataveld.
Zie ook de onderstaande schermafbeelding als voorbeeld.
Handige samenvoegvelden
Contactadresblok
Toont alle NAW-gegevens als contactblok onder elkaar. Handig voor adressering van uw document.
Directmailnaam
Toont in één veld de volledige aanschrijving.
Bijvoorbeeld: Geachte heer Jansen,
Regnr.
Toont het Scipio Online registratienummer.
Handig voor het identificeren van uw leden op een antwoordstrook, of voor Kerkbalans digitaal.
Betalingskenmerk
Geeft de mogelijkheid een uniek betalingskenmerk te genereren.
Afbeelding toevoegen
Om een afbeelding toe te voegen aan uw document selecteert u in de werkset het icoon Afbeelding en klikt u met de muis op de locatie in het document waar u de afbeelding wilt plaatsen.
Er zal nu een venster geopend worden waar u de gewenste afbeelding kunt selecteren. Selecteer de gewenste galerij, kies de afbeelding en klik op Doorgaan om de afbeelding toe te voegen aan uw document.
Staan er in het bovenstaande scherm nog geen afbeeldingen, dan zijn er nog geen afbeeldingen toegevoegd aan de rapportage editor.
Een nieuwe afbeelding kan toegevoegd worden via het scherm:
Formulieren – Rapportage editor
Klik op het icoon Mijn afbeeldingen en vervolgens op Nieuwe afbeelding om een afbeelding toe te voegen.
Document opslaan
Heeft u met behulp van de tekstvelden, datavelden en eventueel afbeeldingen uw samenvoegdocument opgemaakt, dan kunt u deze opslaan.
Klikt u hiervoor linksboven in het scherm op Bestand en kies voor Opslaan als.
In het scherm dat wordt geopend kunt u het bestand een naam geven en, indien u hiervoor de juiste rechten heeft, aangeven met wie u het document wilt delen.
Klik op Doorgaan om het samenvoegdocument op te slaan in Scipio Online.
Wilt u uw document delen met andere gebruikers, maar heeft u deze mogelijkheid niet, neemt u dan contact op met uw beheerder.
Acceptgiro’s
Met behulp van de rapportage editor is het ook mogelijk om de brief van een CombOLA te genereren.
Om een samenvoegdocument met acceptgiro af te drukken, gaat u vanuit de editor naar Bestand en kiest u vervolgens voor Eigenschappen.
In het pop-up scherm wat wordt geopend selecteert u documentsoort “Document met acceptgiro (CombOla)”.
E-mail
Wilt u een samenvoegdocument gebruiken om als e-mailbericht naar uw leden te sturen, dan adviseren we u om het document eenvoudig en overzichtelijk te houden.
Samenvoegen en afdrukken
Heeft u een samenvoegdocument aangemaakt in de rapportage editor, dan kan het document worden samengevoegd met de leden in de administratie en vervolgens afgedrukt of per e-mail verzonden worden.
Meer informatie over het versturen van e-mailberichten kunt u vinden in onze instructie E-mailberichten versturen.
Een samenvoegdocument kan vanaf verschillende plekken in Scipio Online worden afgedrukt.
Persoonskaart
Vanaf de persoonskaart kan een samenvoegdocument worden samengevoegd met de geselecteerde persoon.
Open hiervoor een geselecteerde persoonskaart en klik op de knop Afdrukken.
Kies vervolgens voor Samenvoegdocument.
Klik op Doorgaan en selecteer het samenvoegdocument waarmee de geselecteerde persoon samengevoegd dient te worden. Door op OK te klikken, zal het document worden aangemaakt.
Selectie
Vanuit selectiescherm kan een samenvoegdocument worden samengevoegd met het resultaat van een selectie.
Druk hiervoor, nadat er een selectie is aangemaakt, bovenin het scherm van het resultaat op de knop Exporteren naar PDF en kies vervolgens voor Samenvoegen met samenvoegdocument.
Klik op Doorgaan en selecteer het samenvoegdocument waarmee het resultaat van de selectie samengevoegd dient te worden. Door op OK te klikken, zal het document worden aangemaakt.
Afdrukregels
Samenvoegdocumenten kunnen ook worden afgedrukt op basis van ingestelde afdrukregels, bijvoorbeeld om meerdere documenten na elkaar af te drukken, of om vanuit 1 selectie verschillende documenten af te drukken voor verschillende doelgroepen.
Meer informatie over afdrukregels kunt u vinden in onze instructie Werken met afdrukregels.