1. Home
  2. Scipio
  3. Scipio Online
  4. Documenten genereren
  5. E-mailberichten versturen (KBSO00062)

E-mailberichten versturen (KBSO00062)

Applicatie: Scipio Online

Introductie

Met behulp van de e-mailmodule kunt u vanuit Scipio Online eenvoudig e-mailberichten aan uw leden versturen. In deze instructie leest u hoe u de e-mailmodule kunt activeren en hoe u e-mailberichten kunt verzenden.

De e-mailmodule is een aparte module in Scipio Online. De beheerder kan deze module aanvragen via sales@hagru.nl. Met deze module heeft de beheerder de mogelijkheid om e-mailberichten vanuit Scipio Online te versturen. De beheerder kan ook e-mailrechten aanvragen voor andere gebruikers. Deze toegang moet per gebruiker door Hagru worden geactiveerd.

Verzendadres instellen

Voordat u gebruik kunt maken van de e-mailmodule, is het noodzakelijk dat er een standaard verzendadres ingesteld wordt in Scipio Online.

Het verzendadres kunt u instellen via het scherm:
Beheer – Instellingen – Mijn gegevens en voorkeuren.

Onderaan dit scherm vindt u de optie E-mail versturen.
Geef hier het gewenste e-mailadres in, wat u wilt gebruiken om de e-mailberichten mee te versturen. U kunt hierbij tevens de naam ingeven welke als afzender van het bericht getoond zal worden. Tevens zullen eventuele reacties op e-mailberichten binnenkomen op het ingegeven verzendadres.

Zijn het verzendadres en de naam ingevuld, klik dan op de knop Opslaan.

Is de optie E-mail versturen niet zichtbaar, dan is de e-mailmodule niet voor uw gebruikersaccount geactiveerd. Neem hierover contact op met de beheerder van Scipio Online.

Let op

Om te voorkomen dat uw e-mailberichten in de SPAM-folder van de ontvangers terechtkomen, adviseren we u een SPF-record in te stellen.

Voor het instellen van een SPF-record is het noodzakelijk dat u de e-mailberichten verzend vanuit een eigen domein, bijvoorbeeld verzender@uwgemeentenaam.nl.

Verzendt u e-mailberichten vanuit het domein van een derde partij (gmail, hotmail, kpnmail), dan kunt u zelf geen SPF-record instellen, waardoor uw e-mailberichten in de SPAM-folder terecht kunnen komen.

Informatie over hoe u een SPF-record kunt instellen en hoe u kunt voorkomen dat uw e-mailberichten in de SPAM folder terechtkomen, kunt u vinden via de volgende link: Spam en SPF – Hoe werkt dit?

Leden verzamelen

Voordat er een e-mailbericht verzonden kan worden, dient er bepaald te worden naar welke groep leden u een e-mailbericht wilt verzenden. Voor het bepalen van de leden maakt u gebruik van het selectiescherm in Scipio Online.

Om uw leden te kunnen e-mailen, dient het e-mailadres van uw leden aanwezig te zijn in uw administratie in Scipio Online. Bij het maken van een selectie kunt u hier alvast rekening mee houden door het criteria E-mailadres aanwezig Ja/ Nee op te nemen. Kies voor Ja voor een overzicht van de leden waar u een e-mailbericht aan kunt verzenden.

Stel in het selectiescherm de gewenste selectie op door de criteria waar de leden aan moeten voldoen toe te voegen. Wanneer de selectie compleet is, vraagt u het zoekresultaat op door te klikken op de knop Zoeken.

Het e-mailbericht opstellen en versturen

Om een e-mailbericht op te stellen voor de leden in het zoekresultaat, klikt u vanuit het resultaat van uw zoekopdracht op de knop E-mail versturen.

Er wordt een scherm geopend waarin het e-mailbericht kan worden opgesteld.

Is de optie E-mail versturen niet zichtbaar, dan is mogelijk het verzendadres nog niet ingesteld. Stel uw verzendadres in via uw gegevens en voorkeuren. Kunt u hier geen verzendadres instellen, dan is de e-mailmodule niet voor uw gebruikersaccount geactiveerd. Vraag uw beheerder voor meer informatie, hij kan deze module aanvragen door een e-mail te sturen naar: sales@hagru.nl

Afzender en ontvanger

De afzender (Van) en ontvangers (Aan) van de e-mail worden automatisch ingevuld. De afzender heeft u reeds bepaald via Instellingen en de ontvangers zijn met het maken van de selectie geselecteerd.

Het veld Aan toont hoeveel personen vanuit de zoekopdracht zijn geselecteerd om een e-mailbericht aan te verzenden.

Tip

Wanneer u groepen heeft aangemaakt binnen Scipio Online, kunt u heel eenvoudig een e-mail versturen naar een hele groep. Denk bijvoorbeeld aan een infobulletin of uitnodiging voor de groep Jongeren.

Het onderwerp

Het onderwerp van het e-mailbericht kunt u zelf bepalen. Kies een interessant onderwerp, dat past bij de inhoud van de e-mail. Met het onderwerp verleidt u leden om de e-mail te openen. Een goed onderwerp voorkomt dat leden de e-mail ongeopend verwijderen en u uw leden niet bereikt.

Inhoud e-mailbericht

Voor de inhoud van het e-mailbericht kunt u kiezen om binnen dit scherm een e-mail te typen, of een samenvoegdocument te gebruiken.

Kiest u voor Document via Rapportage-editor dan kunt u een opgeslagen samenvoegdocument openen. Dit is een document dat u in de rapportage-editor heeft aangemaakt.

Meer informatie over de rapportage editor en het aanmaken van samenvoegdocumenten kunt u vinden in onze instructie Documenten genereren met de rapportage editor.

Hoewel de opmaak volledig behouden blijft, wijkt de vertaling van een samenvoegdocument naar een digitaal document af van de vertaling naar een afgedrukt document.

Enkele tips:

  • Bij datavelden die meerdere regels bevatten, zoals bijvoorbeeld een contactadresblok, zal onderstaande tekst met hetzelfde aantal regels naar beneden springen. U kunt hier in documenten die per e-mail verzonden worden rekening mee houden door onderstaande tekst iets naar boven te verplaatsen.
  • Als u samenvoegvelden in een tekstblok wilt gebruiken, adviseren we voor documenten die per e-mail worden verstuurd om de samenvoegvelden met behulp van blokhaken [] toe te voegen in de tekst. In plaats van de datavelden, kunt u dan bijvoorbeeld de volgende tekst invoeren in het tekstveld (inclusief de blokhaken):
    – [Directmailnaam] – Toont ook de tekst “Geachte” en een komma achter de naam
    – [Regnr]
  • Controleer of tekstvelden geen verborgen enters of tekst bevat. Dit kunt u controleren door dubbel te klikken op een tekstvak en vervolgens op de Page Down knop op uw toetsenbord te klikken. Alle onderstaande tekst, of enters kunnen dan verwijderd worden.

Kiest u voor Tekst typen, dan kunt u in het huidige scherm zelf de inhoud voor het e-mailbericht typen, zoals hieronder is weergegeven.

Bijlagen

Via Bijlages kunt u één of meerdere documenten selecteren om met de e-mail mee te sturen. Via de knop Bladeren selecteert u de bestanden vanaf uw computer.

E-mailberichten verzenden

Is het e-mailbericht gereed, dan kan deze verzonden worden aan de geselecteerde personen. Klik hiervoor op de knop Versturen.

Zodra de e-mail is verzonden verschijnt een melding in beeld met het aantal succesvol verzonden e-mailberichten. Tevens wordt er een statusbericht verzonden naar het e-mailadres waar het e-mailbericht vanaf verzonden is.

Het kan voorkomen dat het aantal verzonden berichten afwijkt van het eerder genoemde aantal bij het opstellen van de e-mail (Aan).
Hier kunnen verschillende redenen voor zijn:

  • Er is in Scipio Online geen e-mailadres geregistreerd bij een geselecteerd persoon
  • Het ingevulde e-mail adres is ongeldig (bijvoorbeeld: info@hagru.n.l i.p.v. info@hagru.nl)
  • De ontvangende server bestaat niet of accepteert geen e-mail
  • De ontvangende server accepteert het e-mail bericht, maar de ontvangende mailbox op de ontvangende server bestaat niet of kan geen e-mail ontvangen. Deze e-mails zijn wel verstuurd en daarom komt er, normaal gesproken, een automatische notificatie retour.
Goed om te weten

Alle ontvangers van het e-mailbericht ontvangen ieder een aparte, persoonlijke e-mail. Daarbij is niet zichtbaar aan welke andere ontvangers de e-mail ook is verstuurd. Dit voorkomt dat de e-mail als spam wordt geïdentificeerd, zoals dat kan gebeuren bij het selecteren van meerdere ontvangers via BCC.

Updated on 2 maart 2022

Related Articles

Mist u informatie?
help ons om onze helpdesk te verbeteren
Contact opnemen