Veelgestelde vragen Scipio Online ledenadministratie (FAQSO00003)

Ja dat kan, klikt u hiervoor vanuit de persoonskaart op de knop met de fotocamera en de paperclip. In het scherm dat wordt geopend heeft u de mogelijkheid een foto te uploaden en kunt u documenten uploaden.
De documenten worden opgeslagen bij het betreffende lid en de foto wordt getoond bij het openen van de persoonskaart.

Heeft u documenten met financiële informatie, dan kunt u deze opslaan onder het kopje Bijdragen. Deze documenten zijn alleen inzichtelijk voor gebruikers met rechten tot de bijdrageadministratie.

Afhankelijk van welke status het lid heeft, kunt u dit als volgt corrigeren:

Vertrokken/bedankt/onttrokken
Open op de persoonskaart het tabblad herkomst/vertrek en verwijder alle informatie (inclusief vinkjes) uit de velden onder de kopjes Bedankgegevens/Vertrekgegevens. De status wordt bij het opslaan automatisch weer hersteld.

Uitgeschreven/uit registratie
Klik bovenin de persoonskaart op de naam van het lid (in het blauw) en kies uit het pop-up menu voor de optie Activeren.

Overleden
Open op de persoonskaart het tabblad Burgerlijke stand en verwijder alle overlijdensinformatie (inclusief de opmerking) uit de betreffende velden. De status wordt bij het opslaan automatisch weer hersteld.

Een groot gedeelte van de statussen in Scipio Online zullen op basis van mutaties automatisch aan een lid worden toegekend. Denkt u hierbij aan een status ‘vertrokken’, of ‘uitgeschreven’.

Maakt u in uw administratie gebruik van eigen gedefinieerde statussen, dan kunt u deze toekennen door bovenin de persoonskaart op de naam van het lid (in het blauw) te klikken en de juiste status te selecteren.

U heeft hier ook de mogelijkheid om een lid snel een status ‘wachtend’ of ‘uitgeschreven’ toe te kennen.

Via het scherm Beheer – Instellingen – Mijn gemeente – Gemeente instellingen – Ledenadministratie – Voorkeuren kan ingesteld worden of u meegeregistreerde leden in Scipio Online als geen lid of als actief lid wilt registreren.

Het wijzigen van deze instelling heeft geen invloed op de huidige statussen van uw leden. Wilt u van bestaande leden de status aanpassen, dan kan dit handmatig, of met behulp van het collectief muteren worden uitgevoerd.

U kunt de registratie van het eerder vertrokken gemeentelid gebruiken om de persoon weer als actief gemeentelid te registreren.

De status kunt u als volgt aanpassen:
Open op de persoonskaart het tabblad herkomst/vertrek en verwijder alle informatie (inclusief vinkjes) uit de velden onder de kopjes Bedankgegevens/Vertrekgegevens. De status wordt bij het opslaan automatisch weer hersteld.

Eventuele wijzigingen in de persoonsgegevens kunt u op de persoonskaart doorvoeren.

Tip:
Wilt u bijhouden dat deze persoon op een eerder moment vertrokken is geweest, gebruik dan het tabblad Notities om een notitie toe te voegen dat deze persoon eerder is vertrokken en opnieuw is geactiveerd als lid.

Indien gewenst kunnen leden volledig worden verwijderd uit uw Scipio Online administratie. Omdat het verwijderen van leden definitief is, kan dit niet collectief en gaat dit altijd in 2 stappen.

Een lid kan als volgt verwijderd worden:

• Open de persoonskaart van het lid dat u wilt verwijderen


• Klik onderin op de knop Uit registratie


• Selecteer Persoon kenmerken om uit registratie te halen


• Klik nogmaals op de knop Uit registratie


• Selecteer Volledig verwijderen uit de database

Let op:
Het volledig verwijderen van personen uit de database is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Controleer de gegevens goed voordat u een persoon volledig verwijderd.

Een ledenlijst kan in Scipio Online eenvoudig gegenereerd worden.
Meer informatie over het aanmaken van een ledenlijst kunt u vinden in onze instructie Leden- en gezinslijsten genereren.

U kunt deze formulieren vanuit Scipio Online genereren via het scherm Formulieren – Formulieren aanmaken.

Meer informatie over het genereren van deze formulieren kunt u vinden in onze instructie Attestatie, doopbewijs, bewijs van lidmaatschap afdrukken.

Scipio Online biedt de mogelijkheid om etiketten in te stellen en af te drukken vanuit een selectie, of direct vanuit de persoonskaart.

Meer informatie over het instellen en afdrukken van etiketten kunt u vinden in onze instructies etiketten configureren en etiketten afdrukken.

Voor het aanmaken van gepersonaliseerde brieven in Scipio Online kan gebruik gemaakt worden van de Word module, of de rapportage editor.

Meer informatie over de Word module kunt u vinden in onze instructie Samenvoegen met Word.

Meer informatie over de Rapportage editor kunt u vinden in onze instructie Documenten genereren met de rapportage editor.

Als de juiste rechten hiervoor zijn ingesteld in uw gebruikersaccount, dan kunt u er bij het opslaan van een samenvoegdocument voor kiezen het document te delen met een volledige gebruikersgroep, of met een team van gebruikers.

Heeft u bij het opslaan niet de mogelijkheid om een document te delen, controleer dan via het toegangsbeheer de instellingen van uw gebruikersaccount of neem contact op met uw beheerder.

Meer informatie over de Rapportage editor kunt u vinden in onze instructie Documenten genereren met de rapportage editor.

Meer informatie over het gebruik van Teams kunt u vinden in onze instructie Teams aanmaken.

Vanuit Scipio Online is het mogelijk om e-mailberichten naar uw gemeenteleden te versturen.

Alle informatie over het versturen van e-mailberichten kunt u vinden in onze instructie E-mailberichten versturen.

De e-mailmodule is in Scipio Online een aparte module. Maakt u nog geen gebruik van de e-mailmodule, dan kan de beheerder deze module aanvragen via sales@hagru.nl.